In Deutschland gehört es zur gängigen Geschäftspraxis, dass Lieferanten ihren Kunden eine oder mehrere schriftliche Mahnungen schicken, nachdem ein offener Posten das Fälligkeitsdatum erreicht hat. In anderen Ländern ist das völlig unüblich. Schriftliche Mahnungen gelten als Belastung für die Geschäftsbeziehung und sind darüber hinaus aus Sicht vieler Kunden wenig effektiv. Anstatt Forderungen erst dann geltend zu machen, wenn der Fälligkeitstermin eingetreten oder gar überschritten ist, kontaktieren Unternehmen ihre Debitoren bereits vorher per Telefon. Sie betreiben hauptsächlich im Businessto- Consumer-Bereich ein aktives Forderungsmanagement.

Dial for Dollars
Das Eintreiben der Forderungen übernehmen nur in wenigen Unternehmen die klassischen Debitorenbuchhalter. Sie kümmern sich in der Regel nur um das Verwalten der Debitorenkonten und Verbuchen der Posten. Stattdessen betrauen viele Unternehmen spezielle Sachbearbeiter in einer dedizierten Forderungsmanagement-Abteilung, häufig Collections Management genannt, mit dieser Aufgabe. Diese Sachbearbeiter haben häufig keine besondere buchhalterische Ausbildung und werden lediglich im telefonischen Umgang mit Kunden geschult. Dabei unterliegen diese Forderungssachbearbeiter invielen Ländern einem hohen Erfolgsdruck, da sie in vielen Unternehmen erfolgsabhängig bezahlt werden. US-Unternehmen nennen das Dial for Dollars und meinen damit sowohl das Eintreiben von Forderungen als auch die Steigerung der persönlichen Erfolgsquote, wassich unmittelbar auf den Bonus des Sachbearbeiters auswirkt.

Wachsender Forderungsbestand
Auch wenn die Forderungsmanagement-Abteilungen in der Praxis ganz unterschiedlich organisiert sind und die dort beschäftigen Sachbearbeiter ein heterogenes Kompetenzprofil aufweisen, sind alle Unternehmen mit dem gleichen Problem konfrontiert. Prinzipiell geht es darum, mit wenigen Ressourcen möglichst effizient zu arbeiten und einen hohen, stetig wachsenden Forderungsbestand zu bewältigen. Der Manager eines US-Unternehmens, der in die Definition der Anforderungen für SAP Collections Management involviert war, sagte mir einmal, dass die 20-köpfige Forderungsmanagement-Abteilung zu jedem Zeitpunkt im Jahr eine Million offene Posten verwalten muss. Diese erhebliche Arbeitsbelastung können die Mitarbeiter nur dann bewältigen, wenn sie über ein Collections-System verfügen, das es ihnen ermöglicht, täglich möglichst viele Debitoren zu kontaktieren. Die zu inkassierenden Posten werden den Sachbearbeitern daher automatisch zugeordnet und so aufbereitet, dass sie sich ganz auf ihre Arbeit fokussieren können. Die Sachbearbeiter bekommen dabei in der Regel täglich eine Arbeitsliste mit den Debitoren zugeordnet, die sie im Laufe des Tages kontaktieren sollen. Die Einträge in der Arbeitsliste sind häufig bereits nach bestimmten Regeln sortiert und in eine Reihenfolge gebracht, damit die Sachbearbeiter z. B. zuerst die Kunden mit den höchsten Außenständen ansprechen. Nachdem der Mitarbeiter mit dem Kunden gesprochen hat, dokumentiert er dieses Gespräch, und der Eintrag verschwindet dann automatisch von der Arbeitsliste. Auf diese Weise können sich die Sachbearbeiter immer ein Bild davon machen, wie viele Aufgaben sie im Laufe des Tages bereits erledigt haben.

Kontakt- und Informationspflege
Die betriebswirtschaftliche Motivation für Forderungsmanagement ist die Reduzierung der ausstehenden Forderungen, Days Sales Outstanding, und damit eine Optimierung des forderungsbezogenen Nettoumlaufvermögens, des Working Capitals. Viele Unternehmen beginnen sogar einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Forderung damit, den Kunden an die demnächst zu zahlenden Beträge zu erinnern. Andere Unternehmen nutzen das Collections Management nicht nur zum Eintreiben von Forderungen, sondern auch zur Kontaktpflege. Sie kontaktieren z. B. Debitoren, die eine Erhöhung ihrer Kreditlinie angefordert haben, und machen sich telefonisch ein Bild von deren wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit.

SAP FSCM Collections Management
SAP hat beim Design der Oberflächen von SAP FSCM Collections Management auf eine intuitive und leicht erlernbare Bedienung des Systems geachtet, da, wie bereits erwähnt, die Mitarbeiter im Forderungsmanagement in der Regel keine Buchhaltungsexperten sind. Diese einfache Bedienbarkeit gilt auch für die Manager der Forderungsabteilung, damit sie die Arbeitsverteilung auf die einzelnen Mitarbeiter steuern können. Außerdem sollen die Manager bei Bedarf selbst in der Lage sein, die Regeln für die Priorisierung der Posten auf der Arbeitsliste zu verändern. Zum Beispiel intensivieren viele Unternehmen am Ende eines Geschäftsjahres ihre Bemühungen im Forderungsmanagement, um bilanzpolitisch Window Dressing zu betreiben und den Forderungsbestand zu reduzieren. Window-Dressing ist eine gängige Methode von Unternehmen, an bestimmten Bilanzstichtagen ihr Bilanzbild in günstigerem Licht erscheinen zu lassen. Ein weiterer wichtiger Aspekt von SAP FSCM Collections Management ist es, die Manager bei der Erfolgs- und Effizienzanalyse ihres Forderungsmanagements zu unterstützen.