Voraussetzung für die Nutzung einer Ergebnisrechnung ist die Festlegung
von Strukturen, durch die die von Ihnen benötigten Auswertungsebenen festgelegt werden. Die Bildung der Strukturen erfolgt
durch die Definition eines Ergebnisbereichs bzw. durch die darin
enthaltenen Merkmale und Wertfelder.
Ein Ergebnisbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens
und damit in gewisser Weise vergleichbar mit einem Kostenrechnungskreis.
Sie werden sich jetzt auch bestimmt daran erinnern,
dass Sie für den Aufbau Ihrer Kostenrechnung zuerst einen Kostenrechnungskreis
definieren mussten. Verglichen mit dieser Aktivität
ist allerdings das Anlegen eines Ergebnisbereichs die weitaus komplexere
Angelegenheit. Für Ihre Kostenrechnung gibt es in der SAPStandardauslieferung
bereits diverse Tabellen, in denen die Bewegungsdaten
abgelegt werden können. Bei der kalkulatorischen Ergebnisrechnung
sieht das ganz anders aus. Erst durch die Definition der
Strukturen werden die benötigten Tabellen erstellt.
Sie werden sich vielleicht fragen, warum keine vordefinierten Tabellen
ausgeliefert werden. Der Grund dafür ist relativ einfach: Die Ausgestaltung
ist von Unternehmen zu Unternehmen zu verschieden.
Das beginnt bereits bei den Selbstkosten, die in einem Produktionsunternehmen
anders strukturiert werden als in einem Handelsunternehmen.
Ganz ähnlich verhält es sich mit den Erlösschmälerungen.
Es ist somit fast unmöglich, einen gemeinsamen Kern für alle Unternehmen
zu definieren. Man wäre gezwungen, eine extrem umfangreiche
Struktur aufzubauen, damit jeder sich mit seinen spezifischen
Anforderungen darin wiederfinden könnte. Eine derart große Struktur
hätte aber verhängnisvolle Auswirkungen auf die Performance,
so dass es für alle besser ist, wenn sich jedes Unternehmen seine individuelle
Struktur selber erstellt.
Das ist auch kein Grund zum Verzweifeln, denn der Aufbau dieser
Tabellen geht ohne einen Datenbankexperten. Sie bekommen letztendlich
sogar relativ wenig davon mit. Andererseits sollte es Ihnen
trotzdem immer bewusst sein, dass Sie Änderungen an Tabellen vornehmen
und deshalb sehr sorgfältig arbeiten müssen.
Die Struktur Ihres Ergebnisbereichs ergibt sich aus den von Ihnen
ausgewählten Merkmalen und Wertfeldern. Ein Merkmal ist ein Kriterium,
mit dem Sie differenzierte Ergebnisanalysen und Ergebnisplanungen
durchführen können. Mögliche Auswertungs- und Planungskriterien
könnten beispielsweise der Kunde, der Artikel, die
Verkaufsregion und vieles mehr sein. Mit einem Wertfeld treffen Sie
die Entscheidung darüber, welche Werte bzw. Kennzahlen Sie auswerten
wollen. Ihre Kosten- und Erlösstrukturen werden mit Hilfe
von Wertfeldern abgebildet. Für Ihre Kunden sind Sie beispielsweise
an einer regelmäßigen Auswertung der Umsatzerlöse und der damit
verbundenen Umsatzkosten interessiert.
Analyse des Informationsbedarfs
Bevor Sie mit der Definition der Merkmale und Wertfelder für Ihren Ergebnisbereich
beginnen, müssen Sie genau wissen, welche Informationen
für die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen von Bedeutung sind.
Wenn Sie sich erst kurz vor Produktivsetzung Gedanken darüber machen,
welche Berichte von Ihnen zu erstellen sind, dann fangen Sie eventuell
noch einmal von vorne an. Der Grund dafür könnte sein, dass die von
Ihnen angelegte Struktur nicht zu den Berichtsanforderungen passt.