Durch die Automatisierung im Kreditversicherungsmanagement hat Deutschlands zweitgrößter Milchverarbeiter mehr Sicherheit bei der Erfüllung der Meldepflichten und spart Zeit bei der Datenerhebung.

Herbert Krüger ist gespalten, wenn es um Warenkreditversicherungen (WKV) geht. „Eigentlich brauchten wir keine WKV, denn Ausfälle hatten wir bisher so gut wie keine“, erläutert der Leiter Finanzwesen bei der Humana Milchindustrie GmbH, Deutschlands zweitgrößtem Milchverarbeiter. „Statt Prämien zu zahlen, könnten wir das Geld auf einem eigenen Rückstellungskonto deponieren, um im Ernstfall darauf zuzugreifen.“ Praktisch ist es nicht ganz so einfach: Humana verkauft Forderungen nach dem Asset-Backed-Securities (ABS)- Prinzip, die versichert sein müssen für den Fall, dass ein Schuldner zahlungsunfähig wird. Die meisten Unternehmen, die einen ABS-Vertrag besitzen, haben deshalb auch eine Warenkreditversicherung. Dies verlangen ohnehin die meisten Banken und Zweckgesellschaften.

Andienungsgrenze ist nicht optimal
Seit Jahren ist Humana bei Euler Hermes versichert. Für Kunden aus Russland, der Ukraine und anderen GUS-Staaten werden Verträge mit der österreichischen Garant-Versicherung abgeschlossen, einer Tochtergesellschaft der russischen Ingosstrakh-Gruppe. Jede Forderung ab 25.000 Euro wird ausnahmslos versichert. Mit der Andienungsgrenze ist Herbert Krüger nicht zufrieden. Er möchte sie gern auf 50.000 Euro erhöhen, schließlich würde die Arbeit des Vertriebs dadurch erheblich erleichtert. Zum Verständnis: Ein Container mit Babynahrung beispielsweise hat einen Nettowarenwert von 50.000 Euro. Wäre die Andienungsgrenze genauso hoch, könnte Humana an Neukunden immer sofort liefern, ohne die Entscheidung des Versicherers abwarten zu müssen. Bis zur nächsten Lieferung könnte Humana somit das Zahlungsverhalten des Neukunden beobachten und bewerten.

Kein Abschluss ohne Versicherung
Rund 5.000 Kunden beliefert Humana im Inland, unter anderem die „Großen“ des Lebensmitteleinzelhandels (LEH). Hinzu kommen etwa 1.500 ausländische Debitoren. Mit dem Kundenpotenzial sind Herbert Krüger und seine Kollegen zufrieden – mit der Verwaltung der WKVVerträge waren sie es bis vor kurzem nicht. Zahlungsziele und Limits wurden manuell in Excel überwacht, angesichts der rasant steigenden Debitorenzahl ein mühseliges Unterfangen. Nur „verdächtige“ Kandidaten kontrollierte man kontinuierlich, die anderen lediglich in Stichproben. Monatlich erstellte Krüger eine Übersicht über den Forderungsbestand – allerdings nur bezogen auf die versicherten Limits, nicht aber auf die Zahlungsziele. Herbert Krüger ist froh, dass es trotz der unzureichenden Transparenz nicht zu Ausfällen kam. „Dem Vertrieb dauerte die Entscheidung manchmal zu lange, er wollte sich lukrative Aufträge nicht durch die Lappen gehen lassen.“ Heute gilt: Kein Abschluss ohne WKV, „auch wenn wir im Falle einer Ablehnung durch den Versicherer auf ein Geschäft verzichten müssen.“

WKV-Abwicklung musste modernisiert werden
Ohne informationstechnologische Unterstützung war Humana nicht in der Lage, Überschreitungen rechtzeitig zu erkennen und an den Versicherer zu melden. Die Gefahr von Obliegenheitsverletzungen stieg. Deshalb wurde KVsprint in Betrieb genommen, eine auf SAP basierende Software für die WKV-Abwicklung. Entwickelt und implementiert hat sie die cormeta ag. Inzwischen genießt man bei Humana die Vorteile der softwaregestützten Automatisierung. Droht beispielsweise eine Zahlungszielüberschreitung, erscheint 14 Tage vor Ablauf der Frist eine Meldung im Arbeitsvorrat der Kreditabteilung. Über ein hausinternes Mailsystem wird der Vertrieb informiert, der den Kunden dann im persönlichen Gespräch an die Zahlungsverpflichtung erinnert. Nach der dritten Mahnung wird automatisch das Konto gesperrt, unabhängig davon, um welchen Kunden es sich handelt. Eine Freigabe kann nur durch den Vorstand erfolgen.

Überschreitung löst automatisch Neuantrag aus
Auch bei der Kontrolle der Limits spielt das neue System seine Stärken aus. Wird ein Rahmen überschritten, erfolgt automatisch ein Antrag auf Erweiterung bei Euler Hermes. Über eine Schnittstelle werden die Daten online an den Versicherer übermittelt. Umgekehrt fließen dessen Entscheidungen in das WKVModul und damit in das ERP-System. Somit stehen die Informationen auch dem Vertrieb und der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Lehnt der Versicherer den Antrag ab, werden zusätzliche Sicherheiten wie Bürgschaften oder Vorkasse gefordert. Alternativ hat der Debitor die Möglichkeit, sein Konto entsprechend dem ursprünglichen Limit auszugleichen. „Die Sicherheit bei der Erfüllung unserer Obliegenheiten ist heute sehr hoch“, bringt Herbert Krüger den Nutzen auf den Punkt. Vorbei sind die Zeiten, in denen Forderungen nicht ausreichend gedeckt waren. Mittlerweile beträgt der Abdeckungsgrad offener Forderungen 98 Prozent. Die Einführung von KVsprint löste eine wahre Flut an neuen Anträgen aus. Etliche Limitüberschreitungen kamen zum Vorschein, die nicht bemerkt worden waren. Einmal monatlich rufen die Kreditsachbearbeiter per Mausklick alle anstehenden Überfälligkeiten ab; ebenso den aktuellen Forderungsbestand, der an Euler Hermes gemeldet wird. Früher war eine Kollegin damit zwei Tage beschäftigt; heute ist es eine Sache von drei Stunden. Eine wichtige Zeitersparnis, denn für die Zusammenstellung und Übermittlung der Forderungen hat Humana nur 24 Stunden Zeit. Die Erhebung erfolgt laut Vertrag am vierten Werktag im Monat, einen Tag später müssen die Daten beim Versicherer sein, damit neue Einkäufe verbrieft werden können. Doch für die Kreditsachbearbeiter ist die enge Frist heute kein Grund mehr zur Sorge. „Selbst wenn die Datenerhebung mal nicht auf Anhieb klappen sollte, haben wir noch genügend Spielraum“, erläutert Herbert Krüger. „Diese Sicherheit ist einfach unbezahlbar.“ Reports zu Limitüberschreitungen erstellt Humana täglich. Was bisher knapp drei Stunden dauerte, ist heute eine Sache von fünf Minuten. Damit ist das Unternehmen in der Lage, auch bei kurzfristigen Überschreitungen rechtzeitig zu reagieren. Das neue System ist so konfiguriert, dass – falls gewünscht – auch der stündliche Abruf möglich ist. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt lassen sich auf diese Weise diverse Reports und Übersichten generieren, beispielsweise welche Kunden wie oft Zahlungsziel und Limitüberschreitungen haben oder mit wem schon seit längerem keine Aufträge mehr abgeschlossen wurden.

Quelle: Verein für Credit Management e.V.