Zum einen können mit dem Credit Management Risiken besser beurteilt und erkannt werden, zum anderen hilft ein gesamtheitliches aktives Forderungsmanagement Auffälligkeiten und damit Probleme frühzeitig zu erkennen. Heute kann man mit jeder Software Lösung beispielsweise schriftliche Mahnbriefe versenden. Dieser Standard führt zu einer sinkenden Akzeptanz beim Kunden. Erste Mahnungen werden mittlerweile häufig ignoriert, nicht selten führt die letzte Mahnung erst zum gewünschten Erfolg. Der schriftliche Mahnprozess verzögert den Zahlungseingang somit unter Umständen um Wochen. Das Gesetz zur Beschleunigung des Zahlungsverkehrs hat in Deutschland die Bedeutung von Mahnungen auf eine Stufe mit einer normalen Kundenkorrespondenz gesetzt. Der Debitor kommt mit Erreichen des Zahlungsziels automatisch in Verzug, und bei Insolvenz besteht auch ohne schriftliche Mahnung ein Rechtsanspruch. Das sind zwei gute Gründe um sich mit dem telefonischen Mahnverfahren auseinander zu setzen. SAP ERP 6.0 stellt mit Collections Management neue Funktionalitäten zur Verfügung, um bereits vor der schriftlichen Mahnung aktiv zu werden.

Telefonisches Mahnverfahren mit SAP ERP 6.0 - Collections Management
Selbstverständlich lohnt es sich nicht, jeden Kunden bei Zahlungsverzug sofort anzurufen. Erst ab einem gewissen Forderungsvolumen stehen hierfür Aufwand und Nutzen in einer angemessenen Relation. Als Voraussetzung identifiziert, segmentiert und priorisiert die Software Kunden anhand vorher definierter Inkasso-Strategien. Hierzu müssen zunächst die relevanten Informationen gesammelt werden, beispielsweise offene Buchungen, Zahlungseingänge, Mahnungen oder auch die Risikoeinschätzung. Erst dann erfolgt der Anruf. Dieser hat zum Ziel, an die Zahlung zu erinnern sowie Vereinbarungen über Zahlungsversprechen oder Klärungsfälle zu treffen. Der Vorgang wird dokumentiert – und in Fällen gebrochener Absprachen wieder vorgelegt. Dies kann wiederum eine Wechselwirkung in Richtung SAP Credit Management haben, indem sich Ratings aufgrund erkannter Probleme automatisch verschlechtern.

SAP Collections Management innerhalb von SAP ERP 6.0 identifiziert, segmentiert und priorisiert Außenstände automatisch. Der Anwender legt hierfür innerhalb seiner Inkasso-Strategie Regeln fest, wie mit einem Kunden im Forderungsfall verfahren wird.

Hat ein Kunden beispielsweise Außenstände von mindestens 100.000 Euro, die innerhalb von zehn Tagen fällig sind, wird bei ihm der Inkasso-Prozess gestartet. Befindet sich der Kunde bereits in der zweiten Mahnstufe, wandert der Vorgang in der Priorität der zu bearbeitenden Fälle automatisch nach oben. Wird der Kunde gar vom Kreditmanagement innerhalb SAP ERP Financials als Risikofall eingestuft, rutscht der Fall ins obere Viertel der Arbeitslist.