Kapitel 3 Kreditorenbuchhaltung

Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagen der Kreditorenbuchhaltung, beschreibt grundsätzlich das SAP-Nebenbuch FI-AP (Accounts Payable, Kreditorenbuchhaltung) und geht dann auf verschiedene Buchungsvorgänge wie beispielsweise Erfassungsmöglichkeiten von Eingangsrechnungen ein. In diesem Kapitel werden mit der allgemeinen Buchung, Schnellerfassung, Einbildtransaktion und integrierten Rechnungsprüfung vier alternative Transaktionen zur Belegerfassung vorgestellt. Liegen die Eingangsrechnungen im SAP-System vor, bietet das Programm für den Zahllauf verschiedene Möglichkeiten, um optimiert Lieferantenrechnungen zu bezahlen. Die wesentliche Neuerung des aktuellen Releases ERP 6.0 besteht in der Kreditorenbuchhaltung im Kontext mit dem Zahlungsverkehr und der Bankenkommunikation. Eine genauere Abhandlung finden Sie in Kapitel 6, »Bankbuchhaltung«. Im Reporting findet eine transparente Darstellung der wichtigen Informationen in den Beispielberichten für kritische Stammdatenänderungen, offene Posten, Fälligkeitsanalysen und dem Kreditoreninformationssystem statt.


Betriebswirtschaftliche Grundlagen

Bei den Personenkonten unterscheidet man zwischen Lieferantenkonten oder Kreditoren und Kundenkonten oder Debitoren. Im Gegensatz zur Hauptbuchhaltung, in der lediglich die Gesamthöhe der Verbindlichkeiten für die Bilanz verwaltet wird, managt man in der Kreditorenbuchhaltung alle Details rund um Geschäftsvorfälle wie Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsausgänge. Das Zusammenspiel zwischen der Abteilung Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung ist hier von besonderer Bedeutung. Bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt werden über Bestellungsanforderungen bzw. Bestellungen die Grundlagen für eine spätere erfolgreiche Rechnungsprüfung gelegt. Nicht zu vergessen ist auch die korrekte Dokumentation des Wareneingangs, auf deren Basis Zahlungsfreigaben für Rechnungen erfolgen können. Die Komponente FI-AP führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Lieferanten. Daneben ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems. Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt und dienen auch zum Fortschreiben der Lieferantenbeurteilungen.


Die SAP-Softwarekomponente FI-AP

Die Kreditorenbuchhaltung FI-AP deckt nicht nur die Aufzeichnungspflicht einer ordnungsgemäßen Buchführung ab, sondern dient auch einer optimalen Einkaufspolitik als Informationsquelle und leistet durch die direkte Anbindung an die Finanzdisposition einen grundlegenden Beitrag zur Liquiditätsplanung eines Unternehmens. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Kontoanalysen, Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung. Der Schriftverkehr kann firmenindividuell gestaltet werden. Das Zahlprogramm dient zur automatisierten Bezahlung der fälligen Verbindlichkeiten mit gleichzeitiger Postenschließung. Zur Dokumentation der Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung stehen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und zahlreiche Standardberichte zur Verfügung. Für Stichtagsbetrachtungen werden Fremdwährungsposten neu bewertet, debitorische Kreditoren ermittelt und die so gewonnenen Salden nach Restlaufzeiten gerastert.

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Quelle: SAPPRESS