Umsatzkostenverfahren
Die Einführung eines konzerneinheitlichen Umsatzkostenverfahrens aufgrund der gesetzten Konsolidierungsanforderungen war geprägt von der Ausgangssituation, dass neben dem Reporting nach dem Gesamtkostenverfahren der amerikanische Buchungskreis bereits das Umsatzkostenverfahren im Einsatz hatte (allerdings in einer Struktur, die nicht den Konzernanforderungen entsprach). Aus diesem Grund stand in diesem Arbeitsschritt die Konzeption des Konzern-Umsatzkostenverfahrens unter Berücksichtigung der lokal erforderlichen Strukturen im Vordergrund. Neben der Neueinführung des Umsatzkostenverfahrens für die bisher nach dem Gesamtkostenverfahren berichtenden Gesellschaften musste der amerikanische Buchungskreis auf die Konzernanforderungen umgestellt werden.


Harmonisierter Einzel- und Konzernabschluss
Ein Hauptpunkt des Projekts war die Harmonisierung des Einzel- und Konzernabschlusses. Gleichzeitig mit dem Projekt »Neues Hauptbuch « wurde auf Basis von SAP SEM-BCS die Konsolidierung eingeführt (konsolidierte Abschlüsse – auch in Plan und Forecast – auf Segment- und Gesellschaftsebene). SAP SEM-BCS und SAP NetWeaver BW mussten aus dem neuen Hauptbuch versorgt werden. Dies bedeutete, dass sämtliche Konsolidierungsvorbereitungen, d. h. Partner- Profit-Center- und Gesellschaftsfindung sowie die Ableitung der Konsolidierungsbewegungsarten implementiert werden mussten. Schlüssel zur Integration war der einheitliche Konzernpositionsplan.


Integration
Im Rahmen der Nutzung des klassischen Hauptbuchs war die periodische Abstimmung von FI und CO sehr aufwendig. Es existierten zahlreiche Umlage- und Verteilungszyklen, die intensiv genutzt wurden. Somit war ein weiterer Schwerpunkt des Projekts die Einrichtung der CO-FI-Echtzeitintegration. Die Abstimmmaßnahmen zwischen externem und internem Rechnungswesen können nun durch diese entfallen, wodurch der Periodenabschluss rascher durchzuführen ist und die schnelle Erstellung von Abschlüssen im Sinne eines Fast Close gesichert wird. Im Bereich Human Resources wurde die Personalabrechnung auf die aufwandsgerechte Verteilung von Verbindlichkeiten umgestellt, sodass auch die Buchungen aus diesem Umfeld korrekt auf Profit-Center und Segmente aufgeteilt werden. Beide Einführungen – die Echtzeitintegration von CO nach FI sowie die automatisierte aufwandsgerechte Verteilung der Verbindlichkeiten aus dem HR-System – haben die Datenqualität entscheidend verbessert und den Abschluss beschleunigt.


Migration
Die Migration wurde begleitet durch den erst im Oktober 2007 freigegebenen Migrationsservice von SAP. Ausgewählt wurde das Migrationsszenario 3, das bei der Datenmigration die Belegaufteilung und die Zusammenführung der FI- und PCA-Ledgerdaten berücksichtigt. Bei der Migration des klassischen Hauptbuchs in das neue Hauptbuch fungierte das Migration Cockpit als wertvoller Leitfaden, der phasengerecht Hilfestellung bei den notwendigen abzuarbeitenden Schritten bot. Szenario- und Testvalidierung beinhalten zahlreiche Prüfprogramme, die im Vorfeld wichtige Informationen liefern über notwendige »To dos«.

Im Rahmen der Planung der beiden Testmigrationen hatten wir uns entschlossen, auch zwei Testvalidierungen durchzuführen. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt, da sich im Projektablauf der Entwicklungsstand des Cockpits erweitert hatte und die zweite Testvalidierung Prüfschritte durchlief, die in der ersten Testvalidierung noch nicht implementiert waren. Für die zeitweise Systemstilllegung bei der Produktivmigration zum Zweck der Datenmigration, Datenprüfung, Abnahme und Aktivierung des neuen Hauptbuchs bestand nur ein sehr knappes Zeitfenster, da die SMA Solar Technology AG im Drei-Schicht-Betrieb über das Wochenende hinweg arbeitet. Insofern entschlossen wir uns für den Lösungsweg, die Saldovorträge und einen Großteil des Belegvolumens aus dem aktuellen Geschäftsjahr vorab parallel zum laufenden Betrieb zu übernehmen.