Im Hauptbuch von SAP ERP Financials lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der täglichen Aufgaben erledigen, die in SAP R/3 bisher zum ohnehin zeitlich gedrängten Periodenende durchgeführt wurden. Hierdurch entsteht eine transparente, jederzeit abgestimmte Sichtweise auf das Rechnungswesen. Das Rechnungswesen in SAP R/3 ist heute noch geprägt von einigen periodischen Arbeitsabläufen. Beispielsweise hatten Umbuchungen im Controlling von SAP R/3 bisher erst zum Periodenende Auswirkungen auf das Umsatzkostenverfahren. Ein zweites Beispiel sind bei Zahlungsausgang realisierte Skontoerträge, die in SAP R/3 unter Umständen erst sehr spät die Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Anlagenbuch- haltung reduzieren. Mit dem Hauptbuch lassen sich diese Aufgaben in Echtzeit erledigen.

Echtzeitintegration Controlling-Finanzwesen

In SAP R/3 produziert jeder Geschäftsvorfall mehrere Belege. Wird beispielsweise ein Einkaufsbeleg mit Kostenstelle für die Beschaffungen der Betriebskantine gebucht, entsteht jeweils im SAP-Finanzwesen (FI) und im SAP-Controlling (CO) ein Beleg. Diese Daten sind zwar verknüpft, werden jedoch in den Modulen als zwei Belege verteilt gespeichert. Sie enthalten einmal alle wesentlichen Informationen für das externe Rechnungswesen sowie zusätzliche Informationen wie die Kostenstelle im Controlling. Bei einer Architektur der verteilten Datenhaltung, wie in SAP R/3 gebräuchlich, kommt es damit zwangsläufig zu Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Modulen. Werden beispielsweise die Kosten der Betriebskantine auf verschiedene Kostenstellen im CO verteilt, kommt es zu folgendem Szenario: Die Kostenstellenrechung (CO-OM) entlastet die Kostenstelle Betriebskantine, indem sie andere Kostenstellen und damit auch andere Funktionsbereiche belastet. Es handelt sich hierbei um einen reinen Controlling-Vorgang. Der Funktionsbereichswechsel kann in SAP R/3 nicht in Echtzeit an das Finanzwesen weitergegeben werden. Die Anwender speichern die Informationen aus der Kostenstellenrechnung in einem Abstimmungsledger zwischen. Eine Zusammenfassung der Controlling-Veränderungen mit Auswirkungen auf das FI wurden zumeist zum Periodenende übertragen.

Im neuen Hauptbuch in SAP ERP Financials bleibt eine eigene Datenhaltung als Kostenstellenrechnung erhalten. Es werden weiterhin zwei Belege für FI und CO produziert. Ein Abstimmungsprotokoll kann nun aktiviert werden und fragt in Echtzeit ab, ob der Beleg im Finanzwesen gebucht werden soll. Diese Abfrage führt zu einer FI-CO-Echtzeitintegration bei:

• Buchungskreiswechsel,
• Funktionsbereichswechseln,
• Änderungen des Profit-Centers,
• Änderung des Segments.

Unternehmen steht somit ein jederzeit abgestimmtes Berichtswesen zur Verfügung.

Online-Verteilung der Nachlaufkosten mittels Belegaufteilung

Nachlaufkosten entstehen, wenn der ursprüngliche Rechnungsbetrag dem Unternehmen nicht in vollständiger Höhe zufließt. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise Skontoabzüge. Bei einer Ausgangsrechnung von 1.160 Euro etwa entfallen in Deutschland 16 Prozent auf Steuern. Der Erlös fließt also beim Einbuchen der Rechnung mit 1.000 Euro in SAP R/3 ein. Dieser Betrag wird neben dem Finanzwesen in aller Regel auch in die Erfolgsrechnung / Profit-Center-Rechnung des Controlling fortgeschrieben, beispielsweise mit 800 Euro für Profit-Center A und 200 Euro für Profit-Center B. Zahlt der Kunde mit drei Prozent Skontoabzug, sind 30 Euro verminderte Erlöse ebenfalls anteilig in der Profit-Center-Rechnung zu berücksichtigen. In SAP R/3 erfolgt dies nicht in Echtzeit, sondern mit einer monatlichen Abgleichungsbuchung, dem Nachbelasten der Bilanz beziehungsweise der Gewinn- und Verlustrechnung (Berichte: SAPF180 / SAPF181).

Im neuen Hauptbuch ist die Online-Verteilung der Nachlaufkosten mit der Technik Belegaufteilung verknüpft. Bereits der Originalbeleg beinhaltet Informationen, wie bei einem eventuellen Skontoabzug eine anteilige Minderung der CO-Objekte vorzunehmen ist. Wird beispielsweise eine Debitorenrechnung mit Skonto bezahlt, hat der Skontoertrag die zugehörigen CO-Objekte, im Beispiel die Profit-Center A und B, ebenfalls in Echtzeit zu korrigieren.