1. Überprüfung der Kreditwürdigkeit

Gerade bei Neukunden sind Bonitätsauskünfte fast schon ein Muss. Auf Referenzen die Ihnen der potentielle Kunde nennt sollten Sie sich nicht ausschließlich verlassen. Für Bestandskunden liegen Ihnen bereits interne Informationen zum Zahlungsverhalten vor. Sollte z.B. ein Skontozahler zum Nettozahler werden ist das ein eindeutiges Warnsignal. Bonitätsdaten von Wirtschaftsdiensten helfen sich eine Meinung zu bilden, z.B. mit dem SAP Credit Management.


2. Ist ein Einkaufsvorgang bei Ihrem Kunden erforderlich ?

Bei großen Unternehmen können aufgrund von vordefinierten Prozessen zumeist nur Rechnungen bezahlt werden die einen Bestellbezug vorweisen können. Wenn dieses der Fall ist sichern Sie sich ab, dass Ihr geplanter Auftrag ein Pendant als genehmigte Bestellung vorliegt und lassen sich diese am besten auch schriftlich zusenden.


3. Schriftliche Verträge inklusive Zahlungsbedingungen

Wer einen schriftlichen Vertrag mit seinen Kunden geschlossen hat, der die zu beachtenden Zahlungsbedingungen beinhaltet sorgt für klare und transparente Verhältnisse. Am besten sollten Sie sicherstellen, dass die Kunden Versäumniszinsen & Zusatzkosten für den Mahnprozess kennen und mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen auch akzeptieren.


4. Ausreden sind möglich, wenn man die Spielräume dazu lässt

Ihr Kunde sollte beim Erhalt der Ware bzw. Dienstleistung schriftlich bestätigen, dass diese in der gewünschten Menge bzw. Qualität vorliegt. Mit einem solchen Schriftstück lassen sich viele Diskussionen über Mängel und damit zurückgehaltene Zahlungen vermeiden.


5. Schnelle Rechnungsstellung

Ist die Lieferung bzw. Dienstleistung erbracht, stellen Sie schnell Ihre Rechnung. Nur dann hat Ihr Kunde überhaupt die Gelegenheit auch zügig zu bezahlen.


6. Scheuen Sie nicht die Zahlungsaufforderung

Natürlich ist es ein schmaler Grad zwischen weiteren Geschäften mit einem Kunden und einer korrekt formulierten Zahlungsaufforderung. Denken Sie daran, es ist Ihr Geld. Für eine korrekt durchgeführte Lieferung oder Leistung steht Ihnen ein pünktlicher Zahlungseingang zu. Hier unterstüzt das SAP Mahnprogramm mit automatischen Korrespondenzen via Brief, Fax oder E-Mail


7. Telefonieren Sie mit Ihren Kunden

Schriftliche Zahlungsaufforderungen sind schnell weggeschmissen und vergessen. Der persönliche Kontakt zum Kunden ist an dieser Stelle durch nichts zu ersetzen. Nur so bekommen Sie einen Einblick wie es um die Finanzlage Ihres Geschäftspartners wirklich gestellt ist. Holen Sie telefonische Zahlungsversprechen ein, dokumentieren das Telefonat und lassen Sie Ihrem Kunden eine schriftliche Zusammenfassung zukommen um Missverständnisse zu vermeiden. Das SAP Collections Management unterstützt bei diesem Vorgang.


8. Zahlungsdiffernzen schnell erkennen & lösen

Werden Rechnungen nicht oder nur unvollständig bezahlt kann die Ursache auch bei Ihnen im Unternhmen liegen. Wurde gemäß der Vertragsbedingungen geliefert bzw. die Rechnung gestellt? Mögliche Ursachen frühzeitig zu erkennen und alle notwendigen Informationen im Unternehmen über mehrere Personen und Abteilungen hinweg zusammen zu tragen, bildet die Grundlage für eine schnelle Klärung des Sachverhaltes. Das SAP Dispute Management unterstützt Sie bei diesem Prozess.


9. Der Zahlungsausgang hat stattgefunden

Mit dieser Aussage sollten Sie unter gewissen Umständen sich nicht zufrieden geben. Insbesondere dann wenn bereits ein weiterer (gesperrter) Kundenauftrag vorliegt. Stellen Sie Nachfragen in Richtung Schecknummer oder ob Sie eine Kopie des Vorgangs zugefaxt bekommen können.


10. Offener Dialog

Ein offenes und ehrliches Gespräch zu den finanziellen Eckdaten hilft meistens eine einvernehmliche Lösung zwischen allen Beteiligten zu finden. Hierfür ist ein höflicher und emotionsfreier Gesprächsstil die Basis.


Quelle: www.fico-forum.de