Im Zusammenspiel mit dem SAP® ERP werden 3 alternative Optionen geboten, das Thema E-Bilanz mit SAP umzusetzen. Eine vollumfängliche Lösung in Kombination mit SAP® BusinessObjects™ Disclosure Management (Option 1), eine lokale PC-Lösung „SAP ERP Client Add-On für E-Bilanz“ (Option 2) sowie die Möglichkeit, die relevanten Daten als Download-Extrakt außerhalb von SAP zu verarbeiten (Option 3).

Den Kern hierzu bilden Erweiterungen im SAP ERP. Diese Erweiterungen ermöglichen, die relevante Taxonomie als erweiterte Bilanz-/GuV-Struktur automatisiert im SAP ERP einzulesen. Neben der Kerntaxonomie können Branchen- sowie Erweiterungstaxonomien geladen werden. Das automatisierte Anlegen mehrerer Strukturen und deren parallele Verwendung (unterschiedliche Buchungskreis-Kontenpläne) wird dabei ebenfalls unterstützt.

Durch das Einlesen der Taxonomie als erweiterte Bilanzstruktur werden die einzelnen XBRL-Tags bereits automatisch auf Positionsebene gespeichert. Der manuelle Aufwand für dieses sogenannte Tagging entfällt daher, da dies bereits vollständig im SAP ERP verfügbar ist. Bei einer anstehenden Erweiterung oder Aktualisierung der Taxonomie durch die Behörden ergibt sich hierdurch der Vorteil, dass das bestehende Kontenmapping aus der bisherigen Struktur übernommen werden kann und der manuelle Aufwand für das Taxonomie-Update erheblich reduziert wird. Zudem steht ein Datenexport für „Mussfelder mit Kontennachweis erwünscht“ zur Verfügung, der die komplette Kontenliste inkl. deren Salden beinhaltet.

Für die Stammdaten (GCD-Modul) plant SAP ein Stammdaten-Framework (Standard-Tabellen + Customer-Includes) im SAP ERP bereit zu stellen. Aufbauend auf diesen Erweiterungen im SAP ERP kann nun eine der eingangs erwähnten 3 Optionen für die weitere Umsetzung der E-Bilanz verwendet werden.

Option 1
Die Option 1 „SAP ERP in Verbindung mit SAP BusinessObjects Disclosure Management“ stellt eine vollumfängliche Lösung dar, mittels derer nicht nur die E-Bilanz, sondern der gesamte Berichtsprozess (von der Datensammlung bis hin zum digitalen Jahresabschluss) durchgängig unterstützt wird. Egal, ob es sich dabei um Geschäfts- und Lageberichte, Nachhaltigkeitsberichte oder elektronische Aufstellungen für Behörden im XBRL-Format handelt. SAP BusinessObjects Disclosure Management gewährleistet eine workflowgesteuerte, revisionssichere Zusammenarbeit über Teams, Hierarchieebenen, verschiedene Standorte, Systeme und verschiedene Datenquellen hinweg.

Im Anwendungsfall der E-Bilanz werden die relevanten Bewegungs- und Stammdaten in das SAP BusinessObjects Disclosure Management extrahiert. Hierbei können sowohl SAP ERP oder andere SAP- und Nicht-SAP-Datenquellen geladen werden. Somit können auch Gesellschaften, die kein SAP ERP im Einsatz haben, mit dem gleichen Verfahren einbezogen und bearbeitet werden. Die Daten werden dabei in einem taxonomiegerechten, vordefinierten Microsoft Excel-Template aufbereitet und sicher auf dem Server verwaltet. Zudem ermöglichen die vordefinierten Templates manuelle Anpassungen und die steuerliche Überleitungsrechnung durchzuführen, sofern im ERP-Vorsystem nicht bereits steuerbilanziell gebucht wird. Im Anschluss hieran erfolgt die Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments (E-Bilanz-Datei). Die Elster Rich Client (ERiC) Komponente ist direkt integriert und nach erfolgreich durchgeführter Validierung erfolgt der Versand der Daten an die Finanzbehörden. Neben der revisionssicheren Speicherung aller Übertragungsprotokolle und erstellter E-Bilanz-Dateien wird darüber hinaus eine ser-verseitige Massenverarbeitung für mehrere Gesellschaften unterstützt. Das Disclosure Management kann sowohl für bereits vorhandene Meldever-fahren (z. B. E-Bilanz in Deutschland, HMRC-Filing in Großbritannien, SEC-Filing in USA usw.), als auch für zukünftige Meldepflichten verwendet wer-den.

Option 2
Die Option 2 „SAP ERP Client AddOn für E-Bilanz“ ist als lokale PC-Komponente geplant und bezieht sich rein auf die E-Bilanz-Funktionalität. Die Extraktion der ERP-Daten und Aufbereitung in einem taxonomiegerechten, vordefinierten Microsoft Excel-Template sollen analog der Option 1 erfolgen, die Daten werden jedoch lokal gehalten. Zudem sind manuelle Anpassungen und eine steuerliche Überleitungsrechnung möglich. Die Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, Validierung und Versand mit der ERiC-Komponente sollen ebenfalls im Client AddOn integriert werden. Die sichere Speicherung der E-Bilanz-Dateien und Übertragungsprotokolle obliegt dem Anwender bzw. Einsatz eines bereits vorhandenen Dokumen-tenmanagement-Systems. Die Revisionssicherheit/Audit Trail ist hierbei ebenfalls eigenständig zu lösen. Eine serverseitige Hintergrundverarbeitung mehrerer Gesellschaften sowie anderweitige Meldeverfahren (z. B. XBRL-Filings im Ausland usw.) werden nicht unterstützt.

Option 3
Die Option 3 bietet SAP Nutzern die Möglichkeit, die relevanten SAP ERP Bewegungs- und Stammdaten in eine Microsoft Excel Datei zu laden. Je nach Buchungsverfahren können in einem Fremdsystem die steuerliche Überleitungsrechnung sowie die E-Bilanz-Funktionalität (Erzeugung des XBRL-Instanzendokuments, Validierung und Versand via ERiC) durchgeführt werden.

Roadmap
Nach aktuellem Stand ist das SAP ERP Gesellschaftsdaten-Framework so-wie die unter Option 2 beschriebene Lösung „SAP ERP Client AddOn für E-Bilanz“ für eine mittelfristige Auslieferung geplant. Weitere vordefinierte Microsoft Excel-Templates sollen sukzessive zur Verfügung gestellt werden.

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