Für Inventur und/oder Meldeverfahren muß ein Vermögensgegenstand des Anlagevermögens identifizierbar sein. Dies gilt deshalb auch für den SAP-Anlagestammsatz. In aller Regel wird diese Kennzeichnung in Form eines nummerischen Wertes dargestellt, der Inventarnummer. Diese Nummer ist im Idealfall mit der an dem Objekt angebrachten Kennzeichzeichnung identisch. Da dies, aus den unterschiedlichsten Gründen, nicht immer der Fall sein muss wird diese eindeutige Bezeichnung innerhalb der SAP-Anlagebuchhaltung als „Anlage“ bezeichnet. Die Kennzeichnung kann also nicht mehrfach vergeben werden, innerhalb der SAP-Anlagebuchhaltung ist hiermit zwingende die Eindeutigkeit der Anlage gewährleistet. Diese eindeutige „Anlage“-Kennzeichnung setzt sich aus zwei Elementen zusammen. Der „Hauptnummer“ und der „Unternummer“.

Der Begriff „Hauptnummer“ ist hier nicht als ein rein nummerischer Wert zu interpretieren. Die SAP-Anlagebuchhaltung ermöglicht für die Hauptnummer auch die Führung von alphanummerischen Werten als eindeutige Wert. Die „Unternummer“ ist in SAP ein rein nummerischer Wert der bei der Erstanlage eines Stammsatzes automatisch den Wert 0 = Null erhält.

Wie bei vielen Vergaben von eindeutigen Schlüsselbegriffen in SAP sind auch für die Anlage grundsätzlich zwei Varianten möglich. Zum einen gibt der Anwender diese eindeutige Kennzeichnung „extern“ ein, zum anderen wird diese Kennzeichnung vom System „intern“ übernommen. Bei der sogenannten „externen“ Vergabe der Hauptnummer wird diese Nummer oder der alphanummerischer Wert hierfür vom Anwender eingegeben. Der Anwender muss also wissem welche Nummer als nächstes zu vergeben ist. Werden z. B. vorgefertigte, fortlaufend nummerierte, Inventarkennzeichnung verwendet und sind diese Kennzeichen beim Anwender gelagert kann eine externe Vergabe durchaus sinnvoll sein.

Bei mehreren Anwendern, ggf. an verschiedenen Orten, erfordert dies jedoch eine Verteilung der vorgefertigen Inventarnummern an die verschiedenen Anwender. Jeder Anwender hat damit seinen eigenen, externen Nummerkreise zur Verfügung. Zum Beispiel Anwender A den Nummernbereich 1 bis 10000, Anwender B den Bereich 10000 bis 19999 usw.. Werden zusätzlich noch mehrere Buchungskreise an verschiedenen Orten bedient poztenzieret sind das Problem sehr schnell. Dasselbe gilt auch wenn innerhalb eines Buchungskreises wenn verschiedene Anwender für ganz bestimmte Bereiche Anlagen anlegen. Diese externe Vergabe der „Hautpnummer“ stößt relativ schnell an organisatorische Grenzen.

Tipp:
Verwenden Sie möglichst wenig Intervalle für die internen Vergaben und gestallten Sie dabei deren von/bis Bereiche sehr großzügig. Unseres Erachtens reicht hierfür ein Intervall. Legen Sie die Nummernbereiche der externen Intervalle exterm weit von denen der internen Vergabe fest.


Quelle: SAPPRESS Anlagenbuchhaltung mit SAP, einrichten, anwenden und optimieren