Eine der Hauptursachen und der Auslöser der IKS-Compliance- Anforderungen ist die externe Finanzberichterstattung, auf die sich bestimmte Zielgruppen außerhalb des Unternehmens verlassen. Einige Elemente dieser Finanzberichterstattung, zum Beispiel Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, kommen quasi »per Knopfdruck« zustande. Dabei sind im Wesentlichen folgende FI-Komponenten von SAP ERP relevant:

* Hauptbuchhaltung (FI-GL und gegebenenfalls das neue Hauptbuch,New GL)
* Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
* Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
* Bankbuchhaltung (FI-BL)
* Anlagenbuchhaltung (FI-AA)

Um sich auf diese Berichterstattung verlassen zu können, müssen bestehenden Risiken erkannt und mit effektiven Kontrollen adressiert werden. Ohne Anspruch auf eine vollständige Aufzählung aller relevanten Sachverhalte zu erheben, werden wir in diesem Kapitel auf die wichtigsten Risiken und Kontrollmechanismen eingehen sowie Prüfungshandlungen beschreiben, die in der Praxis ein »Muss« in jedem SAP-System sind. Bei der Beschreibung der Prüfungshandlungen gehen wir verstärkt auf relevante Datenmodelle ein (d.h. Datenbanktabellen). Diese Informationen helfen Ihnen, später im dritten Teil des Buches eine Verbindung zu möglichen automatisierten Test- und Monitoring-Szenarien in SAP herzustellen – da man beim Einrichten der meisten solcher Szenarien Daten direkt aus Datenbanktabellen lesen muss und weil das Verständnis der zugrundeliegenden Datenmodelle dabei sehr wichtig ist.


Grundlegende Kontrollmechanismen im Hauptbuch
Das Hauptbuch ist aus IKS-Sicht das »Herz« der SAP ERP-Anwendung, in dem alle für die externe Finanzberichterstattung relevanten Informationen zusammenkommen. In diesem Abschnitt möchte ich Ihnen das Grundverständnis über die Vorgänge im Hauptbuch (Komponente FI-GL von SAP) vermitteln und einige ausgewählte Kontrollbereiche ansprechen.

Grundsatz: Zeitnähe der Buchungen
Der Grundsatz eines zeitgerechten bzw. zeitnahen Ausweises der Geschäftsvorfälle in der Berichterstattung wird in SAP ERP dadurch realisiert, dass das Geschäftsjahr in so genannte Buchungsperioden aufgeteilt ist. Dabei kann das Geschäftsjahr einem Kalenderjahr entsprechen oder als Rumpfgeschäftsjahr bzw. als vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr abgebildet sein. Systemtechnisch müssen dabei die so genannte Geschäftsjahresvariante und die Variante für Buchungsperioden konfiguriert und einem Buchungskreis – einer eigenständig bilanzierenden Einheit in SAP – zugewiesen sein. Die einzelnen Buchungsperioden entsprechen in der Regel einem Kalendermonat und generell gilt, dass zu einem Zeitpunkt nur eine Buchungsperiode offen sein darf (bzw. maximal zwei, da z.B. am Anfang eines Monats noch Buchungen gemacht werden können, die den Vormonat betreffen).

Eine Ausnahme können die so genannten Sonderperioden darstellen: Über die »normalen« Buchungsperioden (in der Regel zwölf) hinaus, werden üblicherweise weitere Hilfsperioden eingerichtet – in der Regel bis zu vier zusätzlich zu den normalen Buchungsperioden. Diese zusätzlichen Buchungsperioden sind dazu da, am Jahresende während der Erstellung des Jahresabschlusses für allerlei Korrekturen und manuelle Buchungen zur Verfügung zu stehen. Die Buchungsperiode 12 wird bei der Bebuchung der Sonderperioden geschlossen.


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Quelle: SAPPRESS