Eine der Hauptursachen und der Auslöser der IKS-Compliance-
Anforderungen ist die externe Finanzberichterstattung, auf die sich
bestimmte Zielgruppen außerhalb des Unternehmens verlassen.
Einige Elemente dieser Finanzberichterstattung, zum Beispiel Bilanz
und Gewinn- und Verlustrechnung, kommen quasi »per Knopfdruck«
zustande. Dabei sind im Wesentlichen folgende FI-Komponenten
von SAP ERP relevant:
* Hauptbuchhaltung (FI-GL und gegebenenfalls das neue Hauptbuch,New GL)
* Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
* Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
* Bankbuchhaltung (FI-BL)
* Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
Um sich auf diese Berichterstattung verlassen zu können, müssen bestehenden Risiken erkannt und mit
effektiven Kontrollen adressiert werden. Ohne Anspruch auf eine
vollständige Aufzählung aller relevanten Sachverhalte zu erheben,
werden wir in diesem Kapitel auf die wichtigsten Risiken und Kontrollmechanismen
eingehen sowie Prüfungshandlungen beschreiben,
die in der Praxis ein »Muss« in jedem SAP-System sind.
Bei der Beschreibung der Prüfungshandlungen gehen wir verstärkt
auf relevante Datenmodelle ein (d.h. Datenbanktabellen). Diese
Informationen helfen Ihnen, später im dritten Teil des Buches eine
Verbindung zu möglichen automatisierten Test- und Monitoring-Szenarien
in SAP herzustellen – da man beim Einrichten der meisten solcher
Szenarien Daten direkt aus Datenbanktabellen lesen muss und
weil das Verständnis der zugrundeliegenden Datenmodelle dabei
sehr wichtig ist.
Grundlegende Kontrollmechanismen im Hauptbuch
Das Hauptbuch ist aus IKS-Sicht das »Herz« der SAP ERP-Anwendung,
in dem alle für die externe Finanzberichterstattung relevanten
Informationen zusammenkommen. In diesem Abschnitt möchte ich
Ihnen das Grundverständnis über die Vorgänge im Hauptbuch (Komponente
FI-GL von SAP) vermitteln und einige ausgewählte Kontrollbereiche
ansprechen.
Grundsatz: Zeitnähe der Buchungen
Der Grundsatz eines zeitgerechten bzw. zeitnahen Ausweises der
Geschäftsvorfälle in der Berichterstattung wird in SAP ERP dadurch
realisiert, dass das Geschäftsjahr in so genannte Buchungsperioden
aufgeteilt ist. Dabei kann das Geschäftsjahr einem Kalenderjahr entsprechen
oder als Rumpfgeschäftsjahr bzw. als vom Kalenderjahr
abweichendes Geschäftsjahr abgebildet sein. Systemtechnisch müssen
dabei die so genannte Geschäftsjahresvariante und die Variante
für Buchungsperioden konfiguriert und einem Buchungskreis – einer
eigenständig bilanzierenden Einheit in SAP – zugewiesen sein. Die
einzelnen Buchungsperioden entsprechen in der Regel einem Kalendermonat
und generell gilt, dass zu einem Zeitpunkt nur eine
Buchungsperiode offen sein darf (bzw. maximal zwei, da z.B. am
Anfang eines Monats noch Buchungen gemacht werden können, die
den Vormonat betreffen).
Eine Ausnahme können die so genannten Sonderperioden darstellen:
Über die »normalen« Buchungsperioden (in der Regel zwölf) hinaus,
werden üblicherweise weitere Hilfsperioden eingerichtet – in der
Regel bis zu vier zusätzlich zu den normalen Buchungsperioden.
Diese zusätzlichen Buchungsperioden sind dazu da, am Jahresende
während der Erstellung des Jahresabschlusses für allerlei Korrekturen
und manuelle Buchungen zur Verfügung zu stehen. Die Buchungsperiode 12 wird bei der Bebuchung der Sonderperioden
geschlossen.