Externes und internes Rechnungswesen
In älteren Softwaresystemen gab es vielfach jeweils einen eigenen Konten- und Kostenartenstamm mit den Zielrichtungen externes bzw. internes Rechnungswesen. Heute sind beide für den Umfang der primären Kosten, von speziellen, aber klar definierten Abweichungen abgesehen, identisch. Die Besonderheiten des internen Rechnungswesens werden im Folgenden ausführlich beschrieben.

Solche Kriterien können sowohl im externen als auch im internen Rechnungswesen begründet sein. So würde im externen Rechnungswesen im Zweifel ein Konto »Lohn«, allenfalls je ein Konto »Fertigungslohn « und »Hilfslohn«, genügen. Im internen Rechnungswesen und Controlling möchte man aber den Fertigungslohn differenziert u.a. nach »Fertigungslohn Akkord«, »Fertigungslohn Akkorddurchschnitt «, »Fertigungszeitlohn« bzw. die Hilfslöhne nach »Hilfslohn Aufsichtspersonal/Vorarbeiter«, »Transport«, »Reinigung« etc. und gegebenenfalls die Zusatzlöhne u.a. nach Wartezeiten aufgrund unterschiedlicher Ursachen sehen. Selbstverständlich ließen sich derartige Aussagen auch aus speziellen Lohnauswertungen gewinnen. Nachteilig dabei wäre aber, dass man dies nicht direkt aus dem Kostenstellen-Soll-Ist-Vergleich ersehen könnte, sondern Zusatzauswertungen aus der Lohnabrechnung heranziehen müsste.

Grundsätzlich ist diese Kostenartendifferenzierung beim Lohn insofern unproblematisch, als die Kostenart maschinell aus der Lohnart abgeleitet werden kann. Außerdem ist es bei den heutigen IT-Ressourcen und der maschinellen Buchung uninteressant, wie viele Lohnkostenarten gebildet werden. Priorität hat in diesem Fall die Aussagefähigkeit des Controllings.

Darüber hinaus gibt es in der Finanzbuchhaltung (Fibu) einige wenige Konten, die aufgrund anderer Definition und Zielsetzung mit den Ansätzen des internen Rechnungswesens nicht übereinstimmen. Dies trifft aber nur für ganz bestimmte Verrechnungsmodalitäten zu, die eindeutig festliegen und deren Abstimmung in praxi bei einer Überleitung vom externen zum internen Rechnungswesen keine Probleme bereitet. Beispiele hierfür sind bilanzielle versus kalkulatorische Abschreibungen sowie die Verzinsung von Anlage- und Umlaufvermögen.

Eine weitere Besonderheit können in der Fibu als Jahreswerte gebuchte Aufwendungen im Gegensatz zur periodischen, abgegrenzten Verrechnung in der Kostenrechnung sein (für Steuern und Versicherungen, spezielle Beiträge etc.), wobei aber heute, nachdem auch im externen Rechnungswesen Wert auf Monatsergebnisse gelegt wird, solche Zahlungen größeren Umfangs auch in der Fibu abgegrenzt verrechnet werden.

Im internen Rechnungswesen würde man z. B. die Instandhaltung nicht unbedingt mit getrennten Kostenarten nach Gebäuden, Maschinen/ maschinellen Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung etc. abbilden wollen. Dies geht weitgehend aus der Belastungskostenstelle oder dem Text des verrechneten Innenauftrags hervor, sodass die Differenzierung nach unterschiedlichen Primärkostenarten aus Sicht des internen Rechnungswesens nicht zwingend erforderlich wäre.

Ein anderes Beispiel unterschiedlicher Ansätze im externen und internen Rechnungswesen sind häufig die Belegschaftsnebenkosten. Üblicherweise geht man in der Kostenrechnung den Weg, dass man die Belegschaftsnebenkosten auf Lohn und Gehalt – darunter sind alle gesetzlichen und freiwilligen Sozialleistungen vom Urlaubs- und Feiertagsentgelt über die gesetzlichen und tarifvertraglichen Sozialaufwendungen bis hin zu freiwilligen Sozialleistungen zu verstehen – mit einem Prozentsatz, bezogen auf das Anwesenheitsentgelt, berücksichtigt. Das heißt, dass in Monaten mit höherem Urlaubsoder Feiertagsanteil nicht die in diesen Perioden gegenüber dem durchschnittlichen Monat erheblich höheren Soziallöhne und Sozialaufwendungen verrechnet werden, sondern nur ein als Jahresmittel errechneter Prozentwert, bezogen auf die Anwesenheitsentgelte.

Wenn also z. B. im Juli oder August nur eine Woche gearbeitet wird, aber drei Wochen Betriebsurlaub anfallen, somit die Betriebsleistung und auch die Anwesenheitslöhne nur bei etwa 25 % eines normalen Monats liegen, dann kommen auch nur anteilig über den Prozentsatz 25 % der Belegschaftsnebenkosten zum Ansatz. Der Abgleich Istanfall zu kalkulatorischer Verrechnung erfolgt über Abgrenzungsaufträge »kalkulatorische Belegschaftsnebenkosten Lohn bzw. Gehalt«

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Quelle: SAPPRESS