Die Klöckner Stahl- und Metallhandel GmbH unterstützt ihr Debitorenmanagement mit einer innovativen Software. Damit ist der Metalldistributor künftig besser geschützt vor Forderungsausfällen.

Für Unternehmen ist es derzeit schwierig, an Bankkredite zu kommen. Sie werden daher verstärkt Lieferantenkredite in Anspruch nehmen. Ein Trend, den auch die Klöckner Stahl- und Metallhandel GmbH (KSM) spürt. Dabei steht der Metalldistributor mit einer durchschnittlichen Forderungsumschlagsdauer von 30 Tagen noch recht gut da. Trotzdem erwartet KSM, dass die Zahl offener Forderungen steigt und damit das Risiko von Ausfällen. Eine aktuelle Erhebung des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) scheint das zu bestätigen. Danach rechnen rund 45 Prozent der BDIU-Mitglieder mit mehr säumigen Schuldnern in diesem Jahr.

Die KSM arbeitet deshalb mit Warenkreditversicherungen und betreibt ein striktes Risikomanagement. Zuständigkeiten und Hierarchien sind klar geregelt. Das Kreditmanagement ist in der Debitorenbuchhaltung angesiedelt; neben der Kontenverwaltung obliegt dem Sachbearbeiter auch die Limitbewilligung. Letztere hängt von der eigenen Bonitätsbewertung, dem Auftragsvolumen und dem Abdeckungsgrad durch den Versicherer ab. Alle Forderungen ab 15.000 Euro werden angedient, ab 50.000 Euro sind diese versichert. Bei Forderungen darunter trägt Klöckner das Risiko komplett selbst. Reicht die Abdeckung nicht aus, sichert sich die KSM durch alternative Maßnahmen ab.

Für Neukunden mit Forderungen bis 15.000 Euro wird zunächst ein entsprechender Kreditrahmen festgelegt – vorausgesetzt, dass keine negativen Auskünfte von Creditreform vorliegen. Der Wirtschaftsinformationsdienst ist für KSM der „Hauptlieferant“ von Bonitätsauskünften. Sobald erste Zahlungserfahrungen vorliegen, wird ein Kunde entsprechend eingestuft. Ein Automatismus ist die Limitbewilligung nicht, vielmehr eine Einzelfallentscheidung. Dazu holen die Kreditsachbearbeiter auch den Vertrieb mit ins Boot. Der rege Austausch zwischen beiden Seiten ist bezeichnend für die Kreditpolitik bei KSM. „Unser Vertrieb ist sensibilisiert und achtet schon von sich aus auf negative Anzeichen bei den Kunden“, sagt Ursula Gawron, Abteilungsleiterin Debitoren-/Kreditmanagement Region Nord. In solchen Fällen suchen sie selbstständig nach Lösungen, um das Ausfallrisiko gering zu halten. Beispielsweise verlangen sie Vorkasse oder schlagen Teillieferungen vor.

„Wir diskutieren niemals ins Blaue hinein, sondern beziehen uns immer auf konkrete Fakten.“ Laut Arnd Bahn, Leiter Rechnungswesen, hat das mit der höheren Datenqualität im Risikomanagement zu tun, die mit den Softwarelösungen CREFOsprint und KVsprint erzielt wurde. Seit Ende 2007 arbeitet KSM mit den SAP-Add-Ons der cormeta ag. „Wir haben jetzt mehr Reportingmöglichkeiten, so dass sich eine Kreditentscheidung noch besser begründen lässt.“

Zahlungsverhalten wird lückenlos überwacht
Detaillierte Auswertungen und Listen können auf Knopfdruck erzeugt werden. So lassen sich beispielsweise Übersichten zu Zahlungszielüberschreitungen, Jahresumsätzen, Saisonlimits und gewährten Teilzahlungen innerhalb von Minuten erstellen. Aufmerksam auf die cormeta-Module wurde die Kreditabteilung durch Berichte in der Presse und die Kontakte zur Creditreform. Da die KSM bereits mit einer SAP-Software arbeitete, kamen auch für das Debitorenmanagement nur SAP-Anwendungen in Betracht. „Wir wollten ein voll integriertes System und kein heterogenes Nebeneinander“, begründet Arnd Bahn die Entscheidung, der Referenzbesuche bei cormeta-Anwendern vorausgegangen waren. Besonders von der Fähigkeit, alle notwendigen Informationen für die Kreditentscheidung zentral verfügbar zu haben, war man beeindruckt. Dank dieser „Cockpit“-Eigenschaft lässt sich die Entwicklung im Zahlungsverhalten und in der Limitbewilligung über jeden beliebigen Zeitraum lückenlos nachvollziehen.

Alle Prozesse sind integriert: vom Anlegen eines Neukunden über die Bonitätsbewertung und Kreditlimitvergabe bis zur Kreditabsicherung und zu den erforderlichen Meldungen an den Kreditversicherer. Der Vorteil: Das System registriert jede Veränderung (neue Faktura, Mahnung, Zahlungseingang, geänderte Wirtschaftsauskunft) auf einem Kundenkonto. Ändern sich dadurch die Risikoklasse oder der Kreditrahmen, unterbreitet die Software einen Vorschlag (z.B. Limiterhöhung, zusätzliche Sicherheiten) und meldet den Vorgang an den Kreditmanager, der dann zusammen mit dem Vertrieb entscheidet. Während bei positiven Veränderungen das Limit automatisch erhöht wird, landen die negativen Fälle im Arbeitsvorrat, den der Kreditsachbearbeiter täglich abruft. Seine Entscheidung hängt davon ab, wie stark die Verschlechterung ausfällt. In der Regel wird das Limit reduziert, mitunter sogar komplett gestrichen.

Jede Bonitätsveränderung wird angezeigt
Generell sind die Wirtschaftsauskünfte sowie die eigenen Zahlungserfahrungen die wichtigsten Faktoren für die Limitbewilligung. Dabei zeigt sich der Vorteil eines integrierten Debitorenmanagements. Ein Kunde, der beispielsweise immer zu Skontobedingungen gezahlt hat, begleicht seine Rechnung plötzlich zum Nettozahlungsziel. Dieses veränderte Zahlungsverhalten würde die Kreditabteilung nicht ohne Weiteres bemerken, da die Zahlung innerhalb der Frist erfolgte. CREFOsprint Risikomanagement dagegen erkennt diese Änderung und ermittelt einen neuen Zahlungserfahrungsindex, der sich unmittelbar auf die Risikoeinstufung auswirkt. Revidiert die Creditreform ihre Einschätzung zu einem Unternehmen, erfolgt automatisch eine Neubewertung.

Mit der Einbindung der neuen Module in das ERP-System haben Arnd Bahn und seine Mitarbeiter heute eine völlig andere Qualität der Risikoeinstufung. Die wurde bisher immer nur in Bezug auf den Abdeckungsgrad durch den Kreditversicherer dargestellt (z.B. Vollannahme, Teilannahme, Herabsetzung oder Schadensfall), nicht aber zum Rating der Kunden. In der Vergangenheit gab es nur die Beurteilung des Kunden durch den Vertrieb, die sich ausschließlich auf den zu erwartenden Absatz und den Rohertrag bezog. Eine detaillierte Risikoanalyse, bezogen auf Zahlungserfahrungen, war maschinell nicht möglich. „Im Zuge der Einführungen haben wir uns daher näher mit der Frage beschäftigt, was überhaupt ein guter und ein schlechter Kunde ist beziehungsweise welche Risikoklassen dahinter stehen. Bisher hatten wir aufgrund der Einschätzung des Vertriebs lediglich eine Grobunterteilung in A-, B- und C-Kunden“, erläutert Arnd Bahn einen wichtigen Zusatznutzen.

Rund 1.200 tausend Tonnen Metall handelt die Klöckner Stahl- und Metallhandel GmbH jährlich, darunter Lang- und Flachprodukte (z.B. Stahlträger), Hohlprofile, hochlegierte Rundstähle und Eisenwaren. Damit gehört die Tochter des internationalen Klöckner & Co-Konzerns zu den größten produzentenunabhängigen Werkstoffdistributoren in Deutschland.

Quelle: Verein für Credit Management e.V.