Die Einrichtung der Single Euro Payments Area (SEPA) wirkt sich auch auf die IT aus. SAP-Systeme müssen angepasst werden. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Wahl. Unternehmen können sich kurzfristig SEPA-fit machen oder langfristig den Geschäftsprozess „Zahlungsverkehr“ betrachten. Die beiden Wege sind mit unterschiedlichem Aufwand verbunden.

Überall, wo Zahlungen getätigt werden,kommt das Thema SEPA (Single Euro Payments Area) zum Tragen. Im Besonderen wirkt es sich auf SAP-Systeme für die Personalwirtschaft (HR) oder das Finanzwesen (FI) aus. Einsparpotenzial als Anreiz Trotz des fehlenden Endedatums für die nationalen Zahlungswege für Deutschland, Österreich und die Schweiz spürt man bei SAP einen gesteigerten Informationsbedarf seitens der Anwender. „Die Welle baut sich gerade auf. Die meisten Kunden interessieren sich momentan generell für das Thema. Wenige sind bereits bei der Voruntersuchung. Vereinzelt haben Kunden, u.a. die Adolf Würth GmbH & Co. KG, ihr SAP-System schon SEPA-fähig gemacht“. Und das ist auch gut so! Können doch entsprechende Gesetze innerhalb kürzester Zeit verabschiedet werden. Das Gesamtvolumen an SEPA-Überweisungen lag in Deutschland im April 2008 zwar erst bei 0,5 Prozent. Doch es ist davon auszugehen, dass diese Zahl in nicht mehr allzu ferner Zukunft eine kritische Masse erreichen wird. Mit der steigenden Anzahl von Unternehmen, die SEPA-Überweisungen tätigen, erhöht sich die Notwendigkeit der SEPA-Fähigkeit deutlich. Branchen wie der öffentliche Bereich, Medien oder Telekommunikation sind durch ihr auf Geldeinzüge ausgelegtes Geschäftsmodell dabei ebenso stark betroffen wie die Versorgungsindustrie. Bei ihr wird das Thema aufgrund der Mandatsverwaltung ab 2009 zunehmen, wenn dieser Teil von SEPA in nationales Recht umgesetzt wird.

Malta und Finnland haben die Weichen bereits gestellt. Dort laufen die nationalen Zahlungswege zum 31.12.2010 aus. Unternehmen kämen dann unter Anpassungsdruck. Das Einsparpotenzial, das SEPA durch eine Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs eröffnet, sollte Anreiz genug sein, sich vorzubereiten. Dafür bieten sich, laut SAP, zwei Möglichkeiten an: eine Minimallösung und eine auf die Zukunft gerichtete Weiterentwicklung des Systems. Die Minimallösung besteht darin, Formate so anzupassen, dass eine sogenannte passive SEPA-Fähigkeit erlangt wird. Unternehmen sind dann in der Lage, SEPA-Überweisungen zu interpretieren, diese auf Kontoauszügen anhand von Geschäftsvorfallcodes zu erkennen und im SAP-System zu verarbeiten. Im nächsten Schritt müssen die nationalen Kontonummern und Bankleitzahlen durch die IBAN (International Bank Account Number) ergänzt werden. „Eine gute Vorbereitung lohnt sich“, weiß Jörg Siebert: „Rund ein Drittel* der heute getätigten SEPA-Überweisungen wurden als falsch zurückgewiesen. Das hat etwas mit der Infrastruktur zu tun. Und die war in 30 Prozent der Fälle falsch. Das verursacht Kosten. Hier müssen Unternehmen noch mehr in die Vorbereitung oder Aufklärungsarbeit investieren – also was es bedeutet, mit einer IBAN zu arbeiten“. SAP-Systeme müssen dahin gehend aktualisiert und nationale Bankkontonummern und -kennungen durch IBAN und die Bank Identifier Code (BIC) in den Kunden-, Lieferanten- und Personalstammsätzen ergänzt werden. Ein erster Schritt ist, sich bei seiner Hausbank nach einem Service zu erkundigen, der diesen Prozess automatisiert. Denn eines ist klar: Ohne IBAN keine SEPA. Die neuen SEPA-Formate werden dann mit dem Werkzeug Payment Medium Workbench (PMW) konfiguriert. Die Komponente wird ab SAP R/3 4.6C ausgeliefert. „Das ist das Mindeste, was Unternehmen tun müssen“, betont Jörg Siebert. Gleichzeitig rät er, die Herausforderungen rund um SEPA unter zukunftsweisenden Aspekten anzugehen und den kompletten Zahlungsverkehr zu betrachten.

Prozessoptimierung Zahlungsverkehr

Unternehmen haben jetzt im Kontext von SEPA die Chance, den gesamten Zahlungsverkehr (Payment) zu betrachten und zu optimieren. Das gelingt, wenn der Geschäftsprozess vollständig mit SAP-Funktionalität abgebildet wird. Das bedeutet, Unternehmen werden in die Lage versetzt, Zahlungsdateien zu produzieren, mit einem Mehraugenprinzip zu kontrollieren und den Datenträger ohne Medienbrüche zur Bank zu schicken. Im Gegenzug erhalten sie von den Finanzinstituten die Kontoauszüge automatisch direkt in ihr SAP-System zurückgeschickt. Der Vorteil: Die Systeme benötigten keine manuellen Eingriffe, um eine Datei beispielsweise über einen externen PC an die Bank zu senden bzw. auf diesem Weg Kontoauszüge zu empfangen. Eine Brücke im Zahlungsverkehr von und zu Banken wird mit dem SAP Bank Communication Management (SAP BCM) im Rahmen des SAP Enhancement Package 2 für SAP ERP 6.0 gebaut. Unter Berücksichtigung des Compliance-Gedankens schließt dieser nun vollständige SAP-Prozess auch eine große Sicherheitslücke. Alle Transaktionen sind durchgängig auf einem SAP-Zahlungsmonitor nachvollziehbar und bei Bedarf mit elektronischer Signatur abgesichert. Darüber hinaus hat SAP in Zusammenarbeit mit den Banken und der SWIFTOrganisation (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) eine Lösung entwickelt, um direkt aus dem SAP-System heraus in die Bankenwelt zu kommunizieren. Das wird ebenfalls ausgeliefert mit SAP Enhancement Package 2. Hier zeigt sich, dass mit dem Erweiterungspaket neue Funktionalitäten kommen. Zu guter Letzt ermöglicht die Komponente SAP In-House Cash, eine interne Bank im Unternehmen aufzubauen und Eingangs wie Ausgangszahlungen zentral zu verwalten, weiterzuleiten und zu verarbeiten. Um dem gestiegenen Informationsbedürfnis bei SAP-anwendenden Unternehmen gerecht zu werden, hat SAP neben verschiedenen Produkten auch Beratungsleistungen zusammengestellt und eine Workshop-Reihe gemeinsam mit der DSAG aufgesetzt. Für Jörg Siebert steht fest: „Anwender sollten sich mit dem Thema SEPA und Prozessoptimierung im Zahlungsverkehr auseinandersetzen. Und zwar besser heute als morgen.“