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SWIFT & SEPA aus der täglichen Praxis



Claus Wild administriert SWIFTNet, SAP PI (ehemals XI) als auch SAP FI und liefert mit seinem Blog Berichte zu SWIFT & SEPA direkt aus der Praxis für die Praxis.


Kontakt: [ webmaster@clauswild.de ]




Dienstag, 15. September 2009 - 15:22 Uhr
  SWIFTNet – Ein technischer Hebel für eine verbesserte
     Financial Supply Chain

In den vergangen zwei Jahren hat SWIFT seine Präsenz und Aktivitäten für Corporates deutlich ausgebaut. Viele Verbesserungen in der Administration, wie auch vertiefende Informationen, erleichtern bzw. vereinfachen den Einstieg der Firmenkunden in das globale Netzwerk. So wurden z.B. die Zugangsmodelle angepasst (SCORE) oder mit „SWIFT Alliance Lite“ der Zugang für KMU´s deutlich erleichtert. Für jede Unternehmensgröße und jedes Transfervolumen gibt es nun ein bedarfsgerechtes Lizenzmodell. Dass SWIFT den Dialog mit seinen Teilnehmern ernst nimmt, zeigt die stetig steigende Zahl an Kunden, die z.B. das „Forum für Corporates“ an der jährlich stattfindenden SIBOS besuchen. Der Besucher erfährt dabei direkt vor Ort, welche Entwicklungen und Herausforderungen im Zahlungsverkehr in den kommenden Monaten und Jahren anstehen. Belohnt wurden diese Bemühungen mit einem deutlich gestiegenen Anteil an Firmenkunden, die sich für die von SWIFT angebotenen Lösungen entschieden haben.

Weltweit führen derzeit mehr als 400 Corporates ihre Bankenkommunikation mit dem in Belgien ansässigen Finanzdienstleister durch. Ist der Beitritt zu SWIFT nunmehr als ein Trend anzusehen, der im Moment seine Kreise in der Finanzindustrie zieht? Oder sind es doch die Wünsche und Bedürfnisse der Industrie, die nach einer Lösung für ihre Probleme im Zahlungsverkehr gesucht haben, für die SWIFT schon immer ein interessanter Lösungsansatz war, aber nur sehr schwer zugänglich ist - sei es durch technische Hürden oder durch die eigene Firmengröße? Die Antwort dürfte sicherlich irgendwo in der Mitte liegen. Grundsätzlich ist im Moment zu erkennen, dass in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten die Unternehmen verstärkt versuchen ihre Finanzströme zu optimieren und nach Lösungsansätzen suchen, die Ihnen auch langfristig Kostenvorteile im Zahlungsverkehr verschaffen können.


Beschleunigte Prozesse in der Finanzbuchhaltung
SWIFTNet ist ein Baustein - ein Hebel in der Financial Supply Chain - welcher dem Unternehmen in der Optimierung von Finanzströmen deutliche Wettbewerbsvorteile sichern kann. Als Bindeglied zwischen den Banken und der Finanzbuchhaltung können somit Prozesse weiter verbessert und sicherer gestaltet werden. Immer öfter werden von internen Kontrollorganen Maßnahmen zur Identifikation von Risiken und Verstößen gefordert bzw. zur Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. SWIFTNet hilft dabei die Risiken im Zahlungsverkehr zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Schnelligkeit ist gefordert! Aktuelle Daten zum frühmöglichsten Zeitpunkt sind gefordert! Durchgängige Prozesse sind gefordert! Denn nur dann können die richtigen Entscheidungen getroffen werden, die sich über weite Teile des Unternehmens, wie z.B. Finanzbuchhaltung, Cash Management und Vertrieb, erstrecken können. Welche Rolle nimmt SWIFT dabei ein? SWIFT stellt dazu ein sicheres, hochmodernes und hochverfügbares Netzwerk zur Verfügung, welches einen hochgradig performanten Datentransfer erlaubt. Die Verfügbarkeit für die Teilnehmer erreicht dabei über Jahre hinweg fast unglaubliche hundert Prozent. Anders als bei den herkömmlichen und etablierten Transferkanälen stehen z.B. Kontoinformationen deutlich früher zur Verfügung. So übermitteln manche Kreditinstitute bereits kurz nach der Kontoauszugsschreibung die SWIFT MT940-Dateien an ihre Empfänger. Dies kann, je nach Bank, bereits gegen 20:00 Uhr desselben Buchungstages erfolgen. Die reine Übertragungszeit reduziert sich dabei nur noch auf wenige Sekunden.

Für den Firmenkunden ergeben sich durch dieses Verfahren deutliche Vorteile in seinem Tagesgeschäft: Zum einen entfällt für ihn das bisherige aktive Abholmanagement seiner Kontodaten. Er bekommt immer dann seine Daten, wenn sie die Bank über das Netzwerk zur Verfügung stellt. Die aktive, oftmals mehrmalige Anwahl zum Bankrechner entfällt dadurch. Die Nachfolgeprozesse in den ERP-Systemen können somit sehr flexibel gestaltet werden. Verarbeitungsszenarien können so angelegt werden, dass zwischen Empfang und Verarbeitungsbeginn im ERP-System nur noch wenige Minuten liegen. Zum anderen stehen den Sachbearbeitern des Zahlungseingangs die fehlerhaften Belege deutlich früher zur Nachbearbeitung zur Verfügung. Unklare Überweisungen oder Klärungsfälle können nun wesentlich schneller in den Klärungskreislauf einfließen. Gemessen an dem herkömmlichen Abholmanagement mit Standardsoftware, liegt der Zeitgewinn täglich zwischen vier bis fünf Stunden pro Mitarbeiter, was jährlich einen Kostenvorteil bis zu 150.000 Euro bedeuten kann. Ein weiterer Baustein zur Verbesserung der Finanzströme ist die Interpretation und Verarbeitung von SWIFT MT942-Dateien. Auch hier ist SWIFTNet die Basis für eine zeitnahe Verarbeitung der Kontoinformationen. Die Bereitstellungsintervalle der Daten hängen dabei von den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden ab. Hier profitiert der Empfänger ebenfalls von der automatischen Anlieferung, die eine automatisierte Verarbeitung der Folgeprozesse vereinfacht. SWIFT MT942-Dateien beinhalten unter anderen avisierte Zahlungseingänge der Kunden - also genau diese Zahlungen, die im Tagesverlauf von den Kunden initiiert werden und wertvolle Informationen für Folgeaktivitäten beinhalten. Moderne ERP-Systeme, wie z.B. SAP, nehmen diese Auszüge im Rahmen der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung auf, interpretieren die Verwendungszwecke bzw. identifizieren Belege und können diese mit einem kurzfristigen Mahnsperrkennzeichen versehen. Der Vorteil für das Unternehmen liegt darin, dass ungerechtfertigte Mahnungen dadurch reduziert werden können, da die Überweisung zum Empfänger bereits unterwegs ist und das vermutliche Buchungsdatum bekannt ist. Die über SWIFTNet erhaltenen Informationen reichen weit zurück bis an den Anfang der „Order-to-Cash“-Kette bzw. können an dieser Stelle gewinnbringend verwendet werden. Zu Beginn des Prozesses steht im Regelfall eine Bestellung - eine Interaktion - die Folgeaktivitäten auslöst. Befindet sich der Kunde allerdings im Zahlungsverzug, wird die bestellte Ware oftmals nicht ausgeliefert und der „Order-to-Cash“-Prozess verzögert sich, da die getätigte Bestellung erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs ausgeliefert wird. Hier hilft wiederum der integrierte Informationsfluss von SWIFT MT942-Dateien, der dem Debitorenmanager die aktuellen Entwicklungen auf den Kundenkonten aufzeigt. Auch für einen Cash Manager sind automatisierte und zeitnahe Informationen aus den SWIFT MT942-Auszügen wichtig und notwendig. Er kann damit schnell und individuell seine Liquidität steuern. Innerhalb des Tagesfinanzstatus werden diese Informationen als eine weitere Dispositionsebene aufgenommen und zeigen die aktuelle Entwicklung der Liquidität im Tagesverlauf auf. Daneben kann der Cash Manager Rückschlüsse auf die ausgeführten Zahlungen schließen. Oftmals wird die Entgegennahme der Zahlung bei der Bank nur durch ein Protokoll bestätigt, was aber noch nicht auf eine verbindliche Ausführung der Überweisung schließen lässt. Aufschluss darüber bietet wiederum der SWIFT MT942-Auszug, der den aktuellen Stand der Kontokorrentkonten spiegelt. In allen Fällen reduziert sich das ehemals aktive Abholmanagement auf das reine Controlling, bzw. Monitoring der Vollständigkeit von Kontoinformationen im jeweiligen ERP-System. Manuelle Eingriffe sind nahezu ausgeschlossen und schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.


Reduzierung von Schnittstellen und permanente Erreichbarkeit
Für global agierende Konzerne liegt die Abwicklung ihrer Zahlungsströme über eine Payment-Factory im Trend. Je nach Größe und Aufbau des Unternehmens werden unterschiedliche ERP-Systeme mit den dazugehörigen Schnittstellen verwaltet. Die Kommunikationskanäle zu den Banken sind oftmals so aufgebaut, dass für den Versand und Empfang von Daten mehrere Electronic Banking-Applikationen notwendig sind. Die dazugehörigen Schnittstellen müssen mehrfach erweitert werden oder sie werden mit zunehmender Dauer des Betriebs störanfällig und hindern somit einen reibungslosen Prozessfluss. Der Unterhalt, bzw. die Wartung einer solchen Infrastruktur, kann sich somit zu einem hohen Kostentreiber entwickeln. Durch die Bündelung auf einen Transportkanal können zum einen die Kosten reduziert werden, zum anderen besteht über eine zentrale Stelle der Zugriff zu mehr als 8.300 Banken in mehr als 208 Ländern. Heterogene Electronic Banking-Systemlandschaften werden in einem Konzern dadurch reduziert bzw. überflüssig. Eine zentralisierte Infrastruktur führt zu geringeren Betriebskosten, was zusätzlich mittels eines flexiblen Lizenzmodells von SWIFT unterstützt wird. Die Auswahl des geeigneten Kommunikations-protokoll (z.B. FileAct - Real Time) sowie die Komprimierung der Daten führen zu weiteren Kostensenkungen während des laufenden Betriebes. Durch die von SWIFT vorgegebene IT-Infrastruktur sind Ausfälle in der Kommunikation, bzw. Angriffe auf das Netzwerk, nahezu ausgeschlossen. Durch die hohe interne und externe Verfügbarkeit von SWIFTNet sind alle angeschlossenen Partner nahezu dauerhaft und ohne Unterbrechungen erreichbar.


Unabhängigkeit und Investitionssicherheit
Entscheidet sich ein Unternehmen für SWIFTNet, steht sicherlich neben den technischen Fragen und Möglichkeiten die Investitionssicherheit und Unabhängigkeit im Fokus. Investitionen in diesen Größenordnungen gehen im Regelfall intensive Machbarkeitsstudien und Nutzwertanalysen voraus. Die Anschaffung von neuer Software soll zum einen zukunftsorientiert sein, zum anderen unterliegt die Wahl des Softwarelieferanten bestimmten Kriterien (z.B. wirtschaftliche Aspekte, Innovationsfähigkeit, Größe des Unternehmens, etc.). In beiden Punkten kann SWIFT überzeugen. Durch die genossenschaftliche Firmenstruktur, bzw. als „Non-Profit-Organisation“, ist das Unternehmen bestrebt, technische Innovationen und Entwicklungen auf einem möglichst geringen Kostenniveau voranzutreiben. Nationale Gremien oder Verbände legen im Regelfall die Verfahren zum Datenaustausch zwischen Banken und Kunden fest. Es werden dabei z.B. neue Richtlinien auf den Weg gebracht oder bestehende geändert. Was bleibt, ist eine gewisse Abhängigkeit des Firmenkunden von seinem Softwarelieferanten. Er muss sich darauf verlassen können, dass die Umsetzung der Bestimmungen zeitnah umgesetzt wird. Eine weitere Abhängigkeit gegenüber dem Lieferanten besteht in dessen Strategie oder Marktausrichtung. Im schlimmsten Fall stellt sich die Frage: „Wie lange gibt es das Unternehmen noch auf dem Markt?“. Ähnlich sieht es bei den Formaten aus. Viele Unternehmen wünschen sich eine gewisse Unabhängigkeit was Fragen zur Formatdefinition angeht. Standardsoftware, die zwischen den Banken und Unternehmen im Einsatz ist, validiert die Daten meistens nach den Vorgaben der nationalen Verbände - was seine Richtigkeit hat und im Zweifelsfall auch gut so ist. Durch die SEPA-Thematik bekommt dieses Thema allerdings eine andere Dynamik und Gewichtung. Hier haben wir es nun auf einmal mit einer „Core-Thematik“ und „bankspezifischen“ Formatdefinitionen zu tun. In diesem Fall ist es oftmals besser, die Formatfrage durch eine bilaterale Absprache mit der betreffenden Hausbank direkt zu klären. Die Formate können im ERP-System angepasst, erzeugt und direkt zur Bank versendet werden.




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