Nun haben Sie Ihr Reporting-Package für das Finanz-Reporting in SAP BI umgesetzt. Wie können die Informationen nun rationell an die Berichtsempfänger übermittelt werden, wenn die Nutzung der traditionellen papiergebundenen Reporting-Strukturen auf ein Minimum beschränkt oder ganz abgestellt werden soll?

Die Antwort auf diese Frage ist der BEx Information Broadcaster. Mit NetWeaver2004s wurde die Funktionalität dieses Werkzeugs noch einmal wesentlich erweitert. Er ermöglicht die systemgestützte Verteilung von Berichten an verschiedene Nutzergruppen, das Erzeugen und Versenden von Alerts und die Vorberechnung von Web Templates. Daneben können weitere eher für Administratoren und Poweruser, weniger aber für den Endanwender bedeutsame Aktivitäten wie das Füllen von Caches erledigt werden.Für die Verteilung von Informationen spielt es keine Rolle, ob die Daten in der MS-Excel-Umgebung in einer Arbeitsmappe, Query, einem View, in einem Web Template, einem formatierten oder ad hoc erstellen Enterprise Report enthalten sind – der BEx Information Broadcaster unterstützt grundsätzlich alle diese Berichtstypen (siehe Abbildung 6.14).

Mit dem BEx Web Analyzer ist es ab NetWeaver 2004s zusätzlich möglich, Sichten auf Daten aus Drittanbieter-Data-Warehouses herzustellen. Auch diese wiederum können Sie mit dem BEx Information Broadcaster versenden – somit ermöglicht Ihnen der BEx Information Broadcaster den Versand von BI-internen, aber auch externen Daten, sofern diese über eine der unterstützen Schnittstellen für den BEx Web Analyzer zugänglich sind.

Vor dem Versand müssen Sie außerdem eine Reihe weiterer Parameter und selbstverständlich die Empfängeradressen festlegen: Zum einen gehört dazu die Auswahl des geeigneten Formats – neben HTML, Adobe PDF oder Druckerformaten wie PostScript ist auch der Versand eines Online-Links möglich. Die Empfänger eines Online-Links benötigen einen User und die notwendigen Nutzer-Rechte innerhalb der BI-Funktionalität, um den Bericht ansehen zu können. Versenden Sie dagegen vorberechnete HTML-Seiten, benötigen die Empfänger keine Nutzer-Rechte und im Prinzip auch keine System-User. Auch Rollen oder Verteilerlisten können als Empfänger angegeben werden.

Über die Funktion Data Bursting können Sie mit dem BEx Information Broadcaster über eine Liste von Merkmalsattributen auch solche Anwenderinnen und Anwender erreichen, die über keinen Named User verfügen. Ist etwa das Merkmal Verantwortliche Person ein Attribut zum Merkmal Profit Center und ein weiteres Merkmal Mail-Adresse Attribut zur Verantwortlichen Person, erfolgt nach einfacher Auswahl dieses Merkmal-Attribut-Zusammenhangs der Versand der Berichte an die jeweils zum Profit Center gehörende verantwortliche Person entsprechend der hinterlegten Mail-Adresse. Am besten nutzen Sie die Möglichkeit, die Mail-Adressen von einem SMTP-Server herunterzuladen.

Der BEx Information Broadcaster stellt Ihnen nicht nur eine Vielzahl von Verteilungstypen und Formaten zur Verfügung. Auch hinsichtlich des Kanals, über den die Berichtsverteilung ablaufen soll, können Sie wählen – neben der klassischen E-Mail stellt NetWeaver innerhalb der Portalumgebung verschiedene Zugriffsmöglichkeiten wie Collaboration Rooms oder eine Universal Worklist zur Verfügung. Auch mehrere Kanäle gleichzeitig können Sie damit ansprechen. Abbildung 6.15 zeigt Beispiele für ein solches Multi-Channel-Broadcasting. Wann und in welcher Frequenz Sie die Verteilung einplanen, bleibt vollkommen Ihnen überlassen.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"