Nehmen wir an, Sie wollen die Kostenstellen Ihres Unternehmens auswerten. Grundsätzlich stehen Ihnen dann zwei Wege offen: Setzen Sie kein SAP BI ein, müssen Sie Ihre Analyse direkt in der Kostenstellenrechnung mit den dort vorhandenen Berichtstypen durchführen. Sofern sich die Kostenstelleninformationen etwa in einer Unternehmensgruppe auf unterschiedlichen Systemen befinden, müssten Sie diese unter Umständen manuell zusammenführen. Sie müssen außerdem in jedem Fall etwas Zeit für die Analyse selbst einplanen, um etwa von den Kostenstellensummen auf einen höheren Detaillierungsgrad, etwa die einzelnen Kostenarten nach Kostenstellen, zu kommen, denn die Datenstrukturen in der operativen Umgebung sind in erster Linie für das Verbuchen der Informationen optimiert und nicht für Reporting-Funktionen.

Steht Ihnen jedoch ein SAP BI-System zur Verfügung, müssen Sie sich Ihre Daten nicht über eine verteilte Systemlandschaft zusammensuchen. Stattdessen können Sie Ihre Zeit für die Analyse der Zahlen nutzen und dazu das ganze Spektrum der SAP BI-OLAP-Funktionalitäten (OLAP = Online Analytical Processing) ausschöpfen. Die OLAP-Funktionalität ermöglicht Ihnen die Auswertung der in SAP BI verfügbaren Daten entsprechend Ihren Präferenzen, denn OLAP umfasst Funktionen wie die Filterung, Sortierung, Aggregation oder den Aufriss von Daten.

Abbildung 6.8 zeigt einen Ausschnitt aus einer Webapplikation mit einem typischen Kostenstellenbericht. Er wird am Bildschirm mittels des Web Item Tabelle ausgegeben. In den Zeilen werden die Kostenstellen dargestellt, in den Spalten dagegen werden die Planwerte, die Istwerte, die absolute Abweichung und die prozentuale Abweichung angezeigt. Die prozentuale Abweichung ist zudem durch so genannte Exceptions farblich hervorgehoben.

Drilldown
Im Beispiel glänzt insbesondere die Kostenstelle Personal durch eine erhebliche Abweichung. Als verantwortliche Person für diese Kostenstellen möchten Sie nun einen Drilldown auf die nächsttiefere Analyseebene ausführen. Das bedeutet, Sie filtern nun auf diese Kostenstelle und nehmen gleichzeitig einen Aufriss nach Kostenarten vor. Das Merkmal Kostenart wird nun aus den freien Merkmalen in die Zeilen des Berichts übernommen. Abbildung 6.9 zeigt den Aufriss nach Kostenart.

Exceptions
Erneut hilft Ihnen auch hier die Einfärbung mittels einer Exception, die Kostenarten mit den höchsten Abweichungen schnell aufzufinden. Exceptions beinhalten Regeln mit Aussagen darüber, wie Kennzahlenwerte beim Über- oder Unterschreiten von Schwellenwerten farblich hervorgehoben werden sollen und auf welche Merkmalsaufrissebene sich eine Hervorhebung bezieht.

Sofern Ihnen auch diese Sicht noch nicht die notwendigen Einsichten liefert, können Sie die Berichts-Berichtsschnittstelle nutzen, um sich weitere Informationen zu erschließen. Im Beispiel kommt etwa ein Absprung (Drillthrough) auf die Einzelposten in der Kostenstellenrechnung infrage, um anhand der Einzelbelege festzustellen, inwieweit möglicherweise Fehlbuchungen auf Ihrer Kostenstelle gelandet sind (siehe Abbildung 6.10). Dazu springen Sie mit der Berichts-Berichtsschnittstelle in den Bericht Kostenstellen Einzelposten Ist direkt in der Kostenstellenrechnung (in der Abbildung links) und navigieren von hier in die Rechnungswesenbelege (siehe Abbildung 6.10, Bildabschnitt im Vordergrund rechts).

Berichts-Berichtschnittstelle
Zu den wesentlichen Vorzügen bei der Konfiguration der Bericht- Berichtsschnittstelle gehört, dass Sie als Sprungziele auf verschiedene Arten von Berichten sowohl aus SAP BI selbst als auch aus der SAP ERP Central Component oder R/3-Umgebung zugreifen können. Im Beispiel wird der Bericht Kostenstellen Einzelposten Ist bezogen auf die Kostenstelle Personal und die Kostenart Gehälter ausgeführt werden. Daher müssen aus dem BI-Bericht beispielsweise die Kostenstelle, die Kostenart, die Periode sowie der Kostenrechnungskreis an den Einzelpostenbericht im transaktionsbasierten System übergeben werden. Beim Einrichten des Sprungziels hinterlegen Sie daher in den Einstellungen eine Abbildungsvorschrift, die den Parametertransfer sicherstellt.

Neben den Exceptions haben Sie auch die Möglichkeit, durch so genannte Bedingungen Informationen besonders pointiert hervorzuheben – etwa indem Sie die Anzeige von vornherein z.B. auf die Kostenstellen mit den insgesamt 50% höchsten Abweichungen oder etwa auf die fünf Kostenstellen mit den höchsten Abweichungen beschränken (Abbildung 6.11).

Sonderberichte
Auch eine Reihe von Sonderanalysen kann in der OLAP-Welt recht einfach umgesetzt werden: So ist neben der normalen DSO-(Days Sales Outstanding) Analyse häufig interessant, auf welchen Teil der Debitoren sich das höchste Forderungsvolumen konzentriert. Die Darstellung dieser Information ergibt sich aus einer ABC-Analyse, die direkt in der BI-Query angelegt werden kann. Abbildung 6.12 zeigt ein Beispiel hierfür.

Notwendig dazu sind lediglich in Spalte 1 die kumulierte Darstellung des jeweiligen Forderungsanteils der einzelnen Debitoren am gesamten Forderungsbestand sowie in Spalte 2 die kumulierte Darstellung des jeweiligen Anteils der einzelnen Debitoren an der Gesamtzahl aller Debitoren. Interessant sind etwa im Zuge von Bereinigungsaktivitäten von Karteileichen auch Fragestellungen, mit welchen Debitoren oder Kreditoren gar keine Geschäfte stattgefunden haben. Solche Anforderungen können durch die Kombination mehrerer Datenspeicher in einem so genannten MultiProvider und die gemeinsame Abfrage mittels einer Query gelöst werden. Natürlich können Sie in allen Berichten auch Kommentare hinterlegen.

Mit der BI-Funktionalität in NetWeaver 2004s schließt SAP auch eine Lücke bezüglich des Druckens aus dem Web. Es ist dann zum einen möglich, Reports in das PDF-Format umzuwandeln, zum anderen wird auch die Ausgabe komplexer Webapplikationen auf Drucker unterstützt.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"