Die folgenden Abschnitte sind dem Reporting mit SAP BI gewidmet. Wir skizzieren kurz mögliche Anwendergruppen und betrachten dann anhand von Beispielen Möglichkeiten, wie Sie mit SAP BI ein effizientes Reporting gestalten können.

Financial Reporting mit SAP BI
Die Bandbreite der Lösungen für Rechnungswesen und Controlling schließt in SAP ERP die BI-Funktionalität als zentrales und umfassendes Reporting-Toolset ein. Sowohl für die Analyse wie auch für die Gestaltung von Berichten stellt Ihnen die BEx Suite umfassende Funktionalitäten und Werkzeuge zur Verfügung. In welcher Form diese Optionen jeweils für die Anwender der BI-Funktionalität verfügbar sind, ist abhängig von deren jeweiliger Rolle. SAP unterscheidet bei den Nutzern des Reportings sehr deutlich zwischen Konsumenten von Informationen vom Gelegenheitsnutzer bis zum Analysten – etwa aus Management und Controlling – einerseits und »Designern« von Informationen – Key User und Spezialisten für die Gestaltung von Data-Warehouse-Abfragen – andererseits (siehe Abbildung 6.5).

Nutzertypen und Aktivitäten
Als Informationskonsument nutzen Sie hauptsächlich die Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, die das Standardberichtswesen in Form laufend aktueller Berichte im Web oder der MS-Excel-Umgebung bereithält. Als erfahrener Anwender gestalten Sie auch Ad-hoc-Berichte in der Webumgebung selbst. Frontendseitig bietet SAP im Business Content für diese Nutzertypen verschiedene User Interface Patterns an, die an die Bedürfnisse unterschiedlicher Anwendergruppen angepasst sind und deren Ausstattung mit Navigations- und Handlingfunktionen die Intensität der Nutzung reflektiert.

Die zweite Gruppe umfasst dagegen diejenigen Personen, die zentral mit der laufenden Pflege und Weiterentwicklung des Standardberichtswesens und darüber hinaus mit der Entwicklung ausgefeilter Sonderberichte betraut sind. Die Gruppe der Informationskonsumenten gliedert sich nach dem Informationsbedarf und Art der Arbeitsaufgaben noch weiter: Auf der Managementebene handelt es sich meist um Gelegenheitsnutzer – hier besteht meist der Bedarf nach sehr umfassenden, allerdings stark verdichteten Daten, die möglichst ergonomisch in verhältnismäßig statischen Dashboards oder Cockpits durch Grafiken, Tabellen und erläuternde Dokumente angeboten werden.

Auf Sachbearbeiter-Ebene in Controlling oder Finanzbuchhaltung werden dagegen andere Berichte benötigt: Aus Berichten mit globalen Abstimmsummen müssen beispielsweise einzelne Konten gefiltert und schließlich muss bis auf die Ebene der Einzelbelege – möglicherweise im operativen Systemumfeld – navigiert werden können. Die Herausforderung besteht also darin, den unterschiedlichen Bedarfsgruppen im Unternehmen die für sie maßgeschneiderte Zusammenstellung und Aufbereitung der Informationen, aber auch der jeweils benötigten Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen und damit den unterschiedlichen Rollen der verschiedenen Anwendergruppen gerecht zu werden.

Systemseitig stellen Sie dies über das Rollenkonzept sicher: Systemfunk- Rollenkonzept tionen und Berichte werden in einer Rolle zusammengefasst, die mit bestimmten Zugriffsrechten auf Daten und Aktivitäten ausgestattet ist und die den jeweiligen Anwendern in ihren Stammsätzen zugeordnet wird.


Analyseprozess
Inwieweit es Ihnen gelingt, Produktivitätsreserven in den Analyseprozessen auch wirklich zu heben, hängt wesentlich davon ab, wie die verschiedenen Werkzeuge von SAP BI in den verschiedenen Analysephasen genutzt werden. Dazu gehören auch die Auswahl der Analyseumgebung (Excel oder Web) und ein effizienter, rollenbasierter Analyseeinstieg.


Analyseumgebung und Frontend-Funktionalität
Die Entscheidung, mit welcher Analyseumgebung am Frontend Sie arbeiten wollen, hängt davon ab, welchem Anwendertyp Sie sich selbst zuordnen. Insbesondere Gelegenheitsnutzer setzen häufig auf die Webumgebung und die Browsertechnologie. Vorteilhaft ist hierbei in jedem Fall, dass für das Web-Reporting keine SAP-spezifischen Frontend-Installationen notwendig sind – ein Webbrowser genügt als Analyseumgebung. Bei Bedarf können die Daten aus der Webumgebung überdies nach MS Excel exportiert werden.

Allerdings bevorzugen auch nach dem Siegeszug der Browsertechnologie viele Analysten und Anwender aus den Fachabteilungen den BEx Analyzer mit seiner MS-Excel-Einbettung für ihre Analysen. SAP hat diesem Umstand mit einer wesentlichen Weiterentwicklung der MS-Excel-Analyseumgebung in der BI-Funktionalität von NetWeaver2004s Rechnung getragen. Dabei wurden eine Reihe von Funktionen, etwa die Navigation mittels Drag & Drop, in der Web- und der MS-Excel-Umgebung vereinheitlicht.


Einstieg in die Analyse
Der Einstieg in die Analyse muss aufgrund seiner Akzeptanzwirkung für das Online-Reporting möglichst effizient und einfach gemacht werden. Simpel gesagt: Die benötigten Funktionen und Informationen müssen natürlich vollständig verfügbar sein – aber eben nur im notwendigen Maß. Auch ein Zuviel an Informationen ist unproduktiv und nicht nutzerfreundlich. Am einfachsten ist es für die Anwender auf den verschiedenen Ebenen, wenn der Zugriff auf Berichte genau entsprechend ihrer betriebswirtschaftlichen Aufgaben möglich ist. Anwender aus der Debitorenbuchhaltung benötigen für die Ausübung ihrer Rolle etwa Berichte zu Forderungsbeständen oder Fälligkeitsanalysen, aber möglicherweise keine konsolidierten Ergebnisberichte.

Anwender aus der Unternehmensleitung dagegen erwarten selbstverständlich ein konsolidiertes Ergebnis, aber kaum eine Debitorenfälligkeitsanalyse. Unabhängig von der Rolle gilt immer: Kein Anwender sollte nach seinem Bericht suchen müssen. Sie werden diesen Anforderungen am ehesten gerecht, wenn Sie sich das Rollenkonzept von SAP zunutze machen. Prinzipiell können Sie einen effizienten rollenbasierten Einstieg für die Anwender auf verschiedene Arten erreichen.

Am umfassendesten gelingt Ihnen das sicherlich mit dem SAP Enterprise Portal. In der BI-Funktionalität in NetWeaver 2004s ist das SAP Enterprise Portal aber nicht nur der zentrale und einfachste Zugang zum Reporting – die Verfügbarkeit des Portals ist eine Voraussetzung für die Nutzung dieses Releases von SAP BI. Außerdem stellt das Portal eine umfassende Plattform für den Zugriff auf Informationen jeder Art bereit und umfasst auch Funktionen für Collaboration oder Self Services und fungiert als Single Point of Entry in einer komplexen, aber für Sie als Anwender durch das Portal verdeckten und dadurch ganz wesentlich vereinfachten Systemlandschaft. Abbildung 6.6 zeigt ein Beispiel für einen rollenbasierten Einstieg im SAP Enterprise Portal.

Sofern bei Ihnen noch nicht die BI-Funktionalität in NetWeaver 2004s installiert ist und Sie das SAP Enterprise Portal nicht einsetzen, können Sie das Web Item Rollenmenü aus dem BEx Web Application Designer verwenden. Das Prinzip ist sehr einfach: Jedes Web Template, jede Query oder Arbeitsmappe kann entweder beim Speichern in der Designumgebung direkt in eine Rolle hineingespeichert oder nachträglich in der Rollenpflege zugeordnet werden. Alle System-User, die dieser Rolle zugeordnet sind, haben Zugriff auf die zugehörigen Berichte. Wenn Sie sich also am System anmelden, wird Ihnen das Rollenmenü automatisch die zu Ihrer Rolle zugeordneten Berichte anzeigen. Grundsätzlich kann, sofern Anwender mehreren Rollen zugeordnet sind, die Anzeige auf einzelne Rollen eingeschränkt werden. Abbildung 6.7 zeigt ein einfaches Beispiel für ein Rollenmenü, eingebunden in ein Frameset.

Interessanterweise zeigt die Erfahrung aus einer Vielzahl von Kundengesprächen, dass das Bewusstsein über den Wert dieser Werkzeuge in manchen Unternehmen noch nicht so sehr entwickelt ist.

Martin Strohmeier und Jörg Siebert  I  Quelle: SAP PRESS Buch mySAP ERP Financials"