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Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte
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14.05.18 19:56
Franzl 
Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo !
Bei uns werden Lieferanten über das Bestellwesen angelegt. Auch die entsprechende Bankverbindung wird über das Bestellwesen angelegt. Das wäre dann Erfassung über Modull MM, wie ich annehme.
Die entsprechenden Lieferantenrechnungen werden dann als Lieferantenrechnungen mit Bestellbezug in der Fibu bearbeitet bzw übernommen.
Jedoch gibt es auch Eingangsrechnunge, die nicht die Produktuon betreffen und die dann nicht vom Bestellewsen erfaßt werden, sondern direkt von der Finanzbuchhaltung. Die Fibu hat jedoch keine Rechte zur Stammdatenbearbeitung. Wenn nun ein Kreditor, der direkt von der Fibu erfaßt wird, seine Bankverbindung ändert, kann diese neueBankverbindung nicht angelegt werden.
Man hat dann im Zahllauf veraltete Bankverbindungen

Könnte das Bestellwesen auch Lieferanten anlegen, die ohne Bestellbezug behandelt werden ?
Oder welche Rechte wären der Fibu einzuräumen, damit die Bankverbindung en aktualisiert werden können?

Danke im Voraus für die Unterstützung.

Grüße
Franzl

15.05.18 06:15
klausdieterjager 

Re: Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo Franzl,

grundsätzlich ist das ein Problem der internen Organisation - wer soll was dürfen.

Die Stammsätze bestehen ja aus im wesentlichen drei Elementen - dem (im alten Sprachgebrauch) A-Segment ("Allgemeine Daten"), das für den Mandanten einheitlich ist und sowohl von der FiBu als auch vom MM genutzt wird.
Dummerweise ist in diesem Segment auch die Bankverbindung angesiedelt., was die Berechtigungen ggf. knifflig macht.

Im B-Segment ("Buchungskreisdaten") sind die Informationen hinterlegt, die die Buchhaltung braucht, um den Kreditor korrekt behandeln zu können - so zum Beispiel das Abstimmkonto.

Diese beiden Segmente kann eigentlich auch die Buchhaltung anlegen und/oder pflegen.
Das wären die Transaktionen FK01 und FK02.

Im dritten Teil des Stammsatzes ("Einkaufsorganisationsdaten") sollte sich nur der Einkauf bewegen.
Anzeigeberechtigung des Rechnungswesens (XK03 oder MK03) sind aber gelegentlich hilfreich.

Aus meiner Erfahrung denke ich allerdings, dass das Rechnungswesen bei der Anlage und Pflege des Stammsatzes mitreden sollte.
Das betrifft insbesondere die Angaben zu Steuern, Korrespondenz, Bankverbindung, Zahlwege, Sachbearbeiter der FiBu und Ähnliches.
Dem Logistiker können diese Angaben zunächst einmal ziemlich egal sein.
Die für ihn wirklich wichtigen Informationen stehen im Wesentlichen im dritten Teil.
Der Rest ist eigentlich kaufmännisches Wissen, das normalerweise im Rechnungswesen angesiedelt ist.

Zusätzlich kommt es zum Beispiel immer wieder vor, dass für die Bestelladresse ein Stammsatz angelegt werden muss, der für die FiBu eigentlich uninteressant ist, weil das liefernde werk Teil einer einzigen juristischen Einheit ist, die auch nur aus einer Stelle Rechnungen verschickt und auf einem Konto Geld einsammelt.
Der Logistiker braucht also N Stammsätze, das Rechnungswesen nur einen. Lässt sich über die Partnerrollen lösen, aber man sollte darüber reden.

Oder die Forderung wird abgetreten - Zahlung muss an einen anderen Kreditor erfolgen ...
Interessiert den MM-ler eigentlich nicht wirklich.

Wenn das Bankkonto ein Knackpunkt ist (wegen Manipulationsmöglichkeiten) hast Du auch noch die Möglichkeit, das als Teil der "Sensiblen Daten" zu erklären.
Damit kannst Du einen Ablauf schaffen, in dem Datenänderungen nicht unmittelbar zu einer Änderung des Stammsatzes führen, sondern von einer zusätzlichen Instanz zu genehmigen sind, bevor sie aktiv werden.

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, dass keine Rechnung ohne Bestellung gebucht werden darf. Damit wären (fast) alle Lieferanten auch mit einem entsprechenden MM-Teil anzulegen.

Auch das ein Thema der internen Organisation - was ist gewollt.
Keine Rechnung ohne Bestellung hat unter Prüfungsgesichtspunkten den Charme, dass nachvollziehbar ist, wer wann was gemacht hat.
Und man spart sich eventuell die Diskussion darüber, wer es wann bestellt hat und zu welchen Konditionen.
Ist nach meiner Erfahrung immer wieder ein beliebtes Spielchen.
Auch ist das Obligo für das Controlling hilfreich, um das Restbudget steuern zu können.


Gruß
Klaus

15.05.18 21:17
Franzl 
Re: Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo !

Vielen Dank für die Antwort Klaus :-)

Bei uns wird das MdM Tool zur Änderung von Stammdaten eingesetzt.
Und ein geringerer Teil der Rechnungen wird nicht über das Bestellwesen erfaßt.

Auf den Wunsch hin, eine hinterlegte Bankverbindung zu ändern (nämlich auf die Bankverbindung, die auf der Rechnung steht) habe ich schon Auskunft bekommen, das ginge nicht, da diese konzernweit angelegt sei und daher nicht einfach geändert werden kann.
Wie ist das nochmal mit den Rechten. Können von MM ausschließlich nur Stammsätze geändert werden, die auch von MM angelegt wurden?
Wenn ja würde gar keine Möglichkeit bestehen Stammsätze, die früher einmal in von der Fibu angelegt wurden , zu aktualisieren.
Wir behelfen uns, indem wir dann Lieferantenrgn mit geänderter Bankverb über Sammelkonten eingeben, müssen dann aber jedesmal die Bankverbindung eingeben. Und vor allem sind dann die Posten nicht mehr auf einem individuellen Lieferantenkonto verbucht, was die Saldenabstimmung erschwert.
Auch mehrfach angelegte Kreditorenstammsätze können nicht bereinigt werden.

Könnte es sein, daß notwendige Rechte fehlen?


Grüße Franzl

17.05.18 06:54
klausdieterjager 

Re: Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo Franzl,

das MDM kann ich nicht wirklich beurteilen.

Grundsätzlich ist es aber so, dass die Stammdaten von allen geändert werden können, die über die entsprechenden Rechte verfügen - unabhängig davon, wer die mal ursprünglich angelegt hat.
Außerhalb von MDM wären das die Transaktionen FK02, XK02, MK02.

Und ja - die Kontoverbindung im Allgemeinen Teil ist mandantenabhängig und gilt damit konzernweit.
Das kann aber kein Grund sein, erforderliche Änderungen abzulehnen.

Dass einfache Änderungen nicht gehen, weil die Bedürfnisse ALLER zahlender Buchungskreise berücksichtigt werden müssen, ist klar.
Dann kann man aber einen Workflow einrichten, der Änderungen erst nach Genehmigung wirksam werden lässt.
Hierfür müssten "Sensible Felder für das 4-Augen-Prinzip" definiert werden. Kann man im Customizing machen.
Müsste sich meines Erachtens auch im MDM einbinden bzw. dort eventuell sogar gesondert einrichten lassen.
Allerdings setzt das voraus, dass ein wirklich international denkender Kopf die erbetenen Veränderungen abschließend beurteilt und genehmigt oder ablehnt. Nicht dass ein Buchungskreis auf einmal nicht mehr zahlen kann.

Wenn mehrere Bankverbindungen benötigt werden (was bei einem Lieferanten schon mal vorkommen kann der zB in CZ ein anderes Konto verwendet als in DE) lässt sich das über den Banktyp steuern.
Hier kann man eine freie Selektionsvariable eingeben und damit parallele Konten nutzen, die dann bei Verbuchung der Rechnung selektiert werden können/müssen. (z.B. OST oder CZK, USD ...)
Auch in der MIRO.
Oder eben später im Zahllauf.

Ein möglicher Workaround ist auch die Einrichtung eines Abweichenden Zahlungsempfängers.
Kann man zum Beispiel nutzen, wenn ein Lieferant seine Forderungen factort oder abtritt. Oder einen zentralen Cash-Pool im Konzern führt.
Die Rechnungen werden regulär auf dem Lieferantenkonto gebucht, aber tatsächlich über die Bankverbindung des als Zahlungsempfänger benannten Kreditors bezahlt.
Aber bitte aufpassen - das Feld gibt es im Segment des Buchungskreises UND dem des Konzerns.
Mit entsprechenden Konsequenzen für die Einzelgesellschaft oder den Konzern.
Macht aber keinen Sinn, wenn das Unternehmen nur eine weitere oder neue Bankverbindung braucht. Da ist die Anpassung des Stammsatzes immer noch erste Wahl. Und das kann man organisieren.

Gruß
Klaus

17.05.18 21:44
Franzl 
Re: Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo !

vielen Dank Klaus, die Antworten helfen sehr weiter.

Zum Verständnis möchte ich doch noch einmal nachfragen.Die organisatorisch höchste Einheit eines Lieferanten ist doch die juristische Person des Lieferanten Und dieser eine Lieferant hat n Bankverbindungen, die dann maximal konzernweit für diesen einen Lieferanten angelegt werden müßten.

Der einzelne Buchungskreis würde dann aus diesen Bankverbindungen selektieren
Wäre das so richtig?


Danke.

Gruß
Franzl

18.05.18 08:06
klausdieterjager 

Re: Bankverbindung hinterlegen MM-FI /Rechte

Hallo Franzl,

korrekt.
Zumindest wenn man es durch die juristische Brille des Rechnungswesens betrachtet.
Der Einkauf mag eine abweichende Ansicht vertreten, aber zum Bezahlen ist die nicht relevant.
;-)

Gruß
Klaus

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