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  Praxisbericht: Neues Hauptbuch - J&M Management Consulting

Die Einführung des neuen Hauptbuchs in SAP ERP bietet einem Unternehmen, das SAP im Einsatz hat, eine Reihe neuer Möglichkeiten in der Gestaltung von Prozessen in Finanzwesen und Controlling. Auch wenn sich aus der Nutzung des neuen Hauptbuchs nicht unmittelbar monetäre Vorteile ergeben, kann sich durch verbesserte Reportingmöglichkeiten der Business Case einer Migration zum neuen Hauptbuch rechnen. Im Folgenden wird ein Migrationsprojekt beschrieben, das von einer Neugestaltung des Berichtswesens und der Abläufe im Rechnungswesen begleitet wurde. Im Rahmen des Projekts wurden u. a. die klassische Hauptbuchhaltung sowie die klassische Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) in das neue Hauptbuch migriert und darüber hinaus eine Bilanzierung auf Segmentebene eingerichtet.

Ausgangssituation
Das Unternehmen, in dem das beschriebene Projekt durchgeführt wurde, zählt zu den großen, international tätigen IT-Dienstleistern. Das Tätigkeitsfeld umfasst sowohl den Handel mit Hardware also auch Beratung und Outsourcing im IT-Umfeld. Regional liegt der Schwerpunkt in Europa. In den vergangenen Jahren konnte das Unternehmen ein zum Teil rasantes Wachstum verzeichnen, das vor allem durch Zukäufe erzielt wurde. Die zugekauften Unternehmensteile wurden in der Regel nicht vollständig in das Gesamtunternehmen integriert. Es hat immer eine Übernahme des Buchungskreises in das bestehende SAP-System stattgefunden, dabei wurden aber Prozesse und systemische Abbildung nicht vereinheitlicht.

Für die Abbildung der eigenen Geschäftstätigkeit nutzt das Unternehmen ein SAP ERP-System Release 6.0, in dem für das Rechnungswesen die Komponenten FI und CO und darüber hinaus die Komponenten SD und MM aktiv genutzt wurden. Daneben waren diverse Fremdsysteme mit Schnittstellen zum SAP-System im Einsatz. In dem für das Projekt relevanten SAP-System wurden ca. 15 Buchungskreise aktiv verwendet. Darüber hinaus gab es noch eine Reihe von Buchungskreisen, die noch Daten enthielten, aber bereits seit mehreren Jahren nicht mehr aktiv genutzt wurden. Letztere wurden bei der Migration nicht berücksichtigt.

Das stetige Wachstum und die fehlende Harmonisierung haben im Rechnungswesen zu hohen zeitlichen und damit personellen Aufwänden geführt. Viel Zeit beanspruchte dabei die Abstimmung des Zahlenwerks zwischen FI und CO sowie die Erklärung von etwaigen Differenzen im Rahmen des Monatsabschlusses. Aber auch neue Reportinganforderungen, wie die Pflicht zur Segmentberichterstattung in Bilanzqualität, zwangen Fachabteilungen wie die IT, gemeinsam eine zukunftsorientierte Lösung für die Abbildung des Rechnungswesens zu finden. Das neue Hauptbuch stellte in dieser Situation eine Erfolg versprechende Möglichkeit dar. Man versprach sich folgende Vorteile:

Erstellung des Reportings von Finanzwesen und Controlling, basierend auf einem gemeinsamen Datenbestand durch Integration von UKV-Ledger und klassischer Profit-Center-Rechnung (ECPCA) in das neue Hauptbuch

Reduzierung des Abstimmaufwands durch die gemeinsame Datenbasis

Bereinigung der Kontierungselemente im Controlling durch Vereinfachung der Kontierungslogik

Segmentberichterstattung in Bilanzqualität durch Aktivierung der Saldo-null-Stellung für das neue Kontierungsobjekt »Segment«

Damit wurde dem Projektteam – bestehend aus Mitarbeitern aus Buchhaltung und Controlling, interner IT sowie Beratern – eine herausfordernde Aufgabe gestellt. Um den Projekterfolg nicht zu gefährden, hat man sich gegen einen größeren Projektumfang entschieden. Insbesondere die Abbildung der parallelen Rechnungslegung wurde diskutiert. Da die Lösung mit parallelen Konten aber im Unternehmen etabliert war und keine Probleme bereitete, hat man sich gegen die Ablösung durch parallele Ledger entschieden.

Um die gesteckten Ziele zu erreichen, musste zum einen das neue Hauptbuch inklusive der Belegaufteilung auf Ebene Profit-Center und Segment konfiguriert werden. Zum anderen musste eine Migration in das neue Hauptbuch durchgeführt werden. Für dieses Vorhaben standen ca. 15 Monate von Projektinitialisierung bis zum ersten Monatsabschluss im neuen Hauptbuch zur Verfügung.

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