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SAP Add-On Lösungen



  Praxisbericht mlo-consult: SAP Neues Hauptbuch

Migration oder Neueinführung / Green-Field-Ansatz
Welche Methode führt wann zum Ziel?
Welche Tools unterstützen den Weg zum neuen Hauptbuch?

Die Frage, ob und wann auf das neue Hauptbuch gewechselt werden soll, stellt sich im Grunde nur für Kunden, die das klassische Hauptbuch schon im Einsatz haben. Dabei ist zu beachten, dass SAP die Weiterentwicklung nur auf dem neuen Hauptbuch vorantreibt. Auf der anderen Seite werden gesetzliche Anforderungen nach wie vor von SAP auch für das klassische Hauptbuch nachgeliefert werden. War bislang der Wechsel nur zum Ende Geschäftsjahr möglich, gibt es nun Methoden und Tools, die auch eine unter jährige Umstellung zulassen und gleichzeitig erlauben, genau zu bestimmen, zu welchem Zeitpunkt, welche Daten umgesetzt werden sollen. Lesen Sie im ersten Teil des Berichtes, für wen sich der Wechsel anbietet und welche Methoden zum Ziel führen. Im zweiten Teil des Berichtes wird auf die möglichen Szenarien eingegangen. Einerseits wird auf die Service-Szenarien der Systemmigration eingegangen, andererseits werden die Projekterfahrungen im Rahmen eines Green-Field-Ansatzes aufgezeigt. Dabei werden Motive und Entscheidungshilfen zur Auswahl des jeweils projektspezifisch richtigen Weges dargestellt.

Neue Dimensionen für finanzbuchhalterische Buchungen
Seit SAP den anglosächsischen Raum erobert hat, wurden immer wieder Anforderungen der Kunden an SAP herangetragen, bei einer finanzbuchhalterischen Buchung weitere Dimensionen mit verbuchen zu können. Es standen zwar viele Möglichkeiten für zusätzliche Buchungsdimensionen zur Verfügung (Ergebnisrechnung, Controlling), aber all diese Buchungen wurden durch zusätzliche Buchungsbelege in weiteren Büchern neben dem eigentlichen Hauptbuch verbucht. Abstimmungsaufwand und Komplexität verteilter Auswertungen waren die Folge. Für SAP-Bestandskunden als Option, für Neukunden als Voreinstellung wurde mit dem neuen Hauptbuch eine Alternative zu den unterschiedlichen bisher im SAP-System verteilten Lösungen angeboten. Dieses "neue Hauptbuch“ ermöglicht es, bei der Buchung zusätzliche Dimensionen mitzugeben, die dann auch in den Summensätzen des Hauptbuches gespeichert und damit zentral ausgewertet werden können. In der Standardauslieferung sind bereits verschiedene Dimensionen vorgesehen:

* das Profit Center, das Segment, die Kostenstelle sowie der Funktions-bereich (Umsatzkostenverfahren) und die entsprechenden Partnerobjekte (Partner Profit-Center, ...).

Darüber hinaus können im neuen Hauptbuch weitere Dimensionen je nach Bedarf angelegt werden. Folgende Fragen muss sich ein Kunde stellen, um erkennen zu können, ob sich der Aufwand der Migration jetzt lohnt:

* Ist eine vollständige Bilanz für andere Dimensionen als die legale Einheit notwendig?

* Wird der Periodenabschluss durch Abstimmung von FI / CO, durch das Umbuchen von Bilanzpositionen und durch das Aufsplitten der Skonti und Währungsdifferenzen unnötig verlängert?<

* Ist der Kontenplan durch die parallele Buchhaltung unnötig aufgebläht worden, bzw. kann dieser durch parallele Ledger (US-Gaap, IFRS, …) vereinfacht werden?

* Sind kundeneigene Dimensionen in der Buchhaltung wichtig und wünschenswert?

* Wird die Segment / Profit-Center-Rechnung vor allem auf organisatorischer Ebene genutzt und soll eine vollständige Segment-Bilanz (Profit-Center-Bilanz) erstellt werden?

* Können die Konsolidierungsvorbereitungen vereinfacht werden, indem Kontenplan, Segmentreporting und neue Managementdimensionen aus einer Datenquelle entnommen werden?


Systeminterne Datenmigration
Die reine Datenmigration ist wie die alternative Neueinführung (Green-Field-Ansatz) ein Projekt. Im Verlauf werden Belege des laufenden Jahres und alle Salden des Hauptbuches auf die Bedürfnisse im neuen Hauptbuch umgestellt. Es werden alle offenen Posten, alle Belege des Geschäftsjahres und alle Kontensalden in gesplitteter Form (aufgeteilt nach Dimensionen) in die neuen Saldentabellen geschrieben. Eine solche Migration kann mit herkömmlichen Vorgehensweisen und Mitteln nur zum Geschäftsjahreswechsel geplant werden und wird technisch nach dem Jahresabschluss durchgeführt. SAP hat für diese Migration verschiedene Szenarien mit den entsprechenden Migrationsprogrammen entwickelt. Die Migration erfolgt in mehreren Phasen. Eine solche servicebasierte Migration kann dann erfolgen, wenn sich das Kundenprojekt durch die folgenden in ihrem Komplexitätsgrad ansteigenden Verfahren abbilden lässt.

Szenario 1: Zusammenführen der FI-Ledger
Szenario 2: Szenario 1 + Profit-Center-Rechnung und/oder Special Ledger
Szanario 3: Szenario 2 und Belegaufteilung
Szenario 4 Szenario 2 und Wechsel von der Kontenlösung zur Ledgerlösung
Szenario 5: Szenario 3 und Wechsel zur Ledgerlösung


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